プレゼンはもちろん、簡単な打ち合わせですら、パワーポイントを使おうとする人が多い。
ワードで箇条書きで書き出せば済むことを、わざわざ数時間かけてパワーポイントでデザインし、口頭で15分説明すれば済むことですら、1時間以上かけてパワーポイントでデザインする。
これらを意識できない人にパワーポイントを使わせてはいけない。
以前、「ペーパレス化は目的を明確に」という記事で紹介した「本を断裁機でバラしてScanSnapでPDF化」というスタイルを取り入れてから、本は原則としてPCやiPhone（今後はiPadも活用したい）で読むようになりました。
そして、このスタイルで何冊か読んでいるうちに気付いたのですが、このスタイルによるメリットは、単にいつでもどこでも好きな本が読めるだけではないようです。
意識してはじめたわけではないですが、PDF化した書籍をPCで読んでいたときに気になる点があったので、PDFを画面左に寄せて、画面右にEvernoteを起動して、それをEvernoteに書き出しました。
これだけなら、PCを使わずともノートとペンがあればできますが、PCなら、すぐに関連情報をウェブで検索することができ、さらにEvernoteを使えば、そのウェブ上の情報を一緒にまとめることができます。
そして、自然と、画面左で書籍を読みながら、画面右のEvernoteに情報を書き出すとともに、ウェブ上の膨大な知識と知恵を活用しながらリアルタイムに情報を整理するという新しいスタイルにたどり着きました。
本の情報だけではその本を超える知恵を身につけることはできません。しかし、ウェブを活用すれば、その本を十分に理解できるだけでなく、その本が取り扱うテーマについて、その本を超える知恵を身につけることができるのです。
最近速読が注目されていますが、読んだ本の冊数が多くて得することはあまりありません。読んだ本の冊数が多ければ、人より多くの知識を得られるかもしれませんが、何でもウェブで検索できる時代にムダに知識を詰め込んでも仕方がないのです。それよりも、本を読む中で考える機会を増やし、ロジックを鍛えることの方がよほど重要です。
また、ロジックの鍛え方について、以前「本を選ぶ」という記事に書いたので、そちらも是非参考にしてください。
つい先日もワールドビジネスサテライトで紹介されたりと、次世代の生産ツールとして注目されているオンラインノートサービスの Evernote ですが、これを活用する上で欠かせない機能としてノートブックとタグという機能があります。
その活用法は人それぞれで、使いはじめてすぐの頃はこれらをどう活用すればよいかわかりませんでしたが、しばらく使いこんでいるうちに自分なりの活用法が見えてきました。
ムダな時間を作らない
生産活動で最も肝心なことは、ムダな時間を作らないことです。Evernoteに関して言えば、ノートブックやタグについてルールを設けたためにムダに悩む時間が増えたということが絶対にやってはならないことです。
それを避けるためには、ノートブックとタグは最低限必要な範囲で活用することです。Evernoteのノートには、作成日はもちろん更新日も記録されており、検索機能もあるため、ノートブックとタグによるカテゴライズはかなりゆるくても、インプットも管理も効率的に行えます。
ノートブックは共有ルールごとに作成する
ノートブックは、テーマ別のカテゴライズ、進捗の管理に使われることが多いようですが、私は共有ルールごとに作成しています。
（例）
Evernoteで他者と情報を共有する場合、ノートブック単位で共有設定を行うことになるため、ノートブックは誰と共有するかという共有ルールに基づいて作成するのが最も合理的だと思いました。
ノートブックをテーマ別のカテゴライズに使った場合、特に複数のテーマにまたがる内容などはカテゴライズでムダに悩む時間が発生するため、インプットの効率が下がってしまいます。また、進捗の管理については後述しますが、タグで行った方が効率的です。
タグは2点の基本タグを使う
タグは以下の2点を基本タグとして活用し、その他は自由に設定することにしました。
Draftについては、完成した時点でタグを外します。Thinkについても、その課題が解決され、更新する必要がなくなった時点でタグを外します。これだけで、ノートブックを移動することなく簡単に進捗の管理が行えます。
今後、保管されているノートがかなりの数に増えてくればルールを変えることになるかもしれませんが、今のところは自分にとってこれが最適な方法かなと思っています。
ここ一年で、ITベースのワークスタイルは随分と進歩しました。
その要因の一つは間違いなく iPhone でしょう。ハードウェア性能が向上した iPhone 3GS の登場と、iPhoneアプリの充実により、Webサービスがスムーズに扱えるようになったことが大きいと思います。
対抗する Android や Windows Mobile も、今後さらにブラッシュアップされ、携帯端末の重要性はますます高くなることでしょう。
もう一つの要因は、ここ一年で秀逸なWebサービスが登場したあるいはそのレベルまで進歩したことだと思います。特に、Twitter、Evernote、Dropbox、SugarSync あたりは、多くの人のライフスタイル、ワークスタイルに影響を与えました。
それらが今後どう変化していくのかが、気になるところであり、楽しみでもあります。
ちなみに、私が最近仕事で使っている主なツールは以下のとおりです。ただし、Microsoft Officeなどのあまりに一般的すぎるものは記載していません。
まず、Internet Explorerと比べて圧倒的に表示が速く安定しており、ウェブブラウザとして優れています。
また、拡張機能といって、メールが届いたことやRSSリーダーが新しい情報を収集したことを伝えてくれたり、Google Calendar や Google Tasks をブラウザ上からすばやく簡単に扱えるようにできたりという機能を追加することができ、後述する様々なウェブサービスの使い勝手を格段に高めてくれます。
私は現在、以下の拡張機能を使っています。他にも便利な機能があったら教えて下さい！
Google Apps（Gmail, Google Calendar, Google Tasks, Google Documents）
これはもはや説明する必要はないと思いますが、メール、アドレス帳、予定表、タスク、ドキュメントをオンラインベースで管理できるGoogleのWebサービスです。
導入する時にはデータ損失のリスクを懸念したのですが、データは暗号化された状態でGoogleの複数のデータセンターでバックアップされているようなので、個人や中小企業が気にするレベルではなさそうです。
ただ、Google Documents については、後述するSugarSyncとEvernoteがあるので、ほとんど使っていません。
特定のサイトから定期的に情報を収集する場合、RSSリーダーを使うと効率良く情報が収集できます。いちいち情報が更新されたかどうかを見に行くことなく、メールソフトにメールが届くような感じで、登録したサイトの新しい情報が届きます。
RSSリーダーには様々なものがありますが、GoogleのWebサービスである Google Reader が便利です。
また、登録したサイトによっては、本文の抜粋しか表示されなかったり、件名とリンクしか表示されなかったりするのですが、まるごとRSSというWebサービスを使うと、これらのサイトの情報を全文収集できるようになり、大変便利です。
これももはや説明する必要はないと思いますが、チャットや通話ができるコミュニケーションツールです。Skypeのユーザー同士なら、世界中どこでも無料で通話ができます。
最大10人での電話会議が可能で、Windows Live Messenger などの競合サービスと比べて、ビジネス用途で優れています。
また、月額695円で日本国内の固定電話への通話が実質無料（1日6時間、1ヶ月10,000分まで）になり、かなりの経費節減が行えます。
以前、「SugarSyncとiPhoneの組みあわせが素晴らしいという」記事で紹介したオンラインストレージサービスです。複数PCのデータとオンラインストレージのデータを同期させることができ、またそのデータを iPhone 等の携帯端末から閲覧することができます。
詳しくは、以前書いた記事があるので、そちらをご覧ください。
テキストはもちろん、画像や音声、リンク、表示している画面の部分キャプチャなど、様々な情報を一元管理できるオンラインノートサービスです。
これも SugarSync と同様に、複数のPCや iPhone 等の携帯端末と Evernote のサーバ（オンラインストレージ）でデータを同期させることができます。
SugarSync等と併用する場合、最初に使い分けで悩みますが、その情報を共有するかなど、いくつかの観点から自分のルールを作っていくとよいと思います。
ScanSnap + 断裁機
以前、「ペーパレス化は目的を明確に」という記事で紹介したドキュメントスキャナと断裁機です。
通常ドキュメントスキャナでスキャンするのはビジネス書類くらいのものですが、断裁機を使えば、ビジネス本や雑誌などの書籍も、帯を断裁して1枚ごとにバラし、ドキュメントスキャナでスキャンすることができます。
数百冊あるいはそれ以上の書籍を、いつでもどこでも読めるようになると、書籍との付き合い方も変わります。
小説のように、一定の期間で1冊を楽しむものはその必要性はないかもしれませんが、ビジネス本や雑誌の特集記事のように、必要な時に情報を参照したいものについては、大変便利だと実感できます。
Googleのウェブアルバムサービスです。最近使いはじめたばかりで、まだ無料サービスの範囲（1GB）で使っています。
同様のサービスで Flickr というものがあり、最終的にどちらを使うかで悩んでいるところです。
Flickr が年間24.95ドルで容量無制限なのに対して、Picasa は 20GBで年間5ドル、80GBで年間20ドル、1TBで年間256ドル、16TBで年間4096ドルという価格の点と、Flickr がRAWデータ非対応なのに対して、PicasaはRAWデータ対応という点が検討する上でのポイントになっています。どちらを選ぶか悩ましいところです。
USBメモリ + USBブートのLinux
PCを持ってこなかったけど、外出先でPCが必要になった。そういう時にネットカフェを使うことがあると思うのですが、ネットカフェのPCには、キーロガーなど情報流出の原因となるスパイウェアが仕込まれている可能性があります。
リスクを回避しつつも緊急時にネットカフェ等のPCが使えるよう、USBメモリにUSBブートのOSを入れておくとよいでしょう。
ペーパレス化の目的を明確に
ペーパレス化は、目的と目標が曖昧なまま進められてしまうことが多いようです。ペーパレス化によるメリットは大きく三つ、一点目は印刷コストと保有コストの削減、二点目は作業効率の向上、三点目は情報へのアクセス性の向上です。このうちどの点をもしくはすべてを抑えるのか、どのレベルまでの成果を求めるのかで、ペーパレス化の方法が変わります。
享受できる利益とペーパレス化に必要となるシステムの導入や教育研修等のコストを勘案して、データとして作成した文書をデータのまま活用するのはもちろん、紙の文書をデータ化するところまでやるのか、またそのデータに文字データを含ませるのか、社外から携帯端末でデータへアクセスさせる等、ペーパレス化の方法とそのレベルを決めなければなりません。
文書をデータとして活用できる環境
ペーパレス化の目的を達成するためには、文書をデータとして活用できる環境を整えることが必要です。まず、前回の「ペーパレス化はなぜ失敗するのか」で紹介したデュアルディスプレイ化などによるPC上での作業領域の確保が最低限必要となり、その次に目的に応じて以下のような取り組みが必要となります。
文書作成の効率化
各種文書のテンプレート（雛型）とサンプル（作成例）を社内ネットワーク上で公開することで、文書作成の効率化が実現できます。
文書データの検索
Windows Vista 以降の Windows、Mac OS X 10.4 以降の Mac OS は、従来のファイル名のみの検索ではなく、文書データの内容も対象とした実用性の高いファイル検索機能を有しており、これらのOSを利用すれば、文書データの検索効率は格段に高くなります。
社外からのアクセス
ノートPCや携帯電話等により、一定のセキュリティ性が確保される方法で社内の文書データへアクセスできれば、取引先との打ち合わせや営業においてその文書を活用することで、より高い成果を期待できます。また、取引先との打ち合わせに遅刻しないよう、30分前に近所の喫茶店等で待機することもあると思いますが、そういった時間や移動時間に社内のデータにアクセスできれば、その時間をムダなく活用することができます。
紙の文書をデータ化する
データ化された文書を活用する環境が整えば、紙の文書のデータ化も検討事項になるでしょう。しかし、紙文書のデータ化はその効率が良くなければ進まないにも関わらず、効率よくデータ化できる環境が整っていることは少ないのです。例えば、弊社では複合機を使って文書をデータ化していましたが、スキャンに時間がかかるため、あまり活用する機会のない書類は紙のまま保管していました。
しばらくその方法が続いたものの、社外でデータを活用することの重要性が高まったことと、iPhoneやオンラインストレージ等、社外でデータを活用できる手段が充実したことにより、紙文書は原則としてすべてデータ化することにしました。
とは言え、これまでの複合機ではスキャンに時間がかかりすぎるので、それを解決するために、専用のドキュメントスキャナ 富士通 ScanSnap S1500 と、また製本された書類を裁断してスキャンできるよう、断裁機 プラス PK-513L 26-106 を併せて導入しました。
ScanSnap のスキャン速度はかなり速いです。印字率の高い書類でもカラー書類でも、A4 1枚 両面を約2.5秒でスキャンします。両面同時にスキャンできるところはさすが専用のドキュメントスキャナだと感心します。これだけ高速に書類をスキャンできると、作業が煩わしくて紙文書のデータ化が進まないということもありません。
断裁機は、他に安いものもありますが、180枚もの紙をまとめて裁断できる、垂直に裁断するため切り口がキレイ、光で裁断位置を確認できると、他の機種と比べてかなり便利であるためこの機種にしました。何より、ScanSnapと併用している人が多いことも選択する決め手になりました。
これにより、製本された書類はもちろん、書籍もすべてデータ化することができます。100冊以上の書籍をデータとして持ち運び、好きな時間に好きな場所で読めるというのは大変便利で、楽しみも広がります。
ペーパレス化で作業効率が下がる
2000年頃からペーパレス化という話をよく聞きますが、その成功例は多くありません。紙をデータ化したからといって作業効率が上がるとは限らず、逆に作業効率が下がるケースの方が多いのです。
その原因は主に二つで、一つは作業者のITレベルの問題です。ただし、こちらはペーパレス化を進める際には誰もが想定する課題であり、大抵は必要な教育研修が計画・実施されることから大した問題にはなりません。ペーパレス化が失敗する一番の原因は、もう一つの作業領域の問題にあります。
データ化により作業効率が33％低下
そもそも、データ化した書類はどのように利用されるのか。その大半は、何らかの書類を参照しながら別の書類を作成するまたは何らかの作業を行うという形で利用されます。この場合、紙の書類であればデスク上に1枚でも複数枚でも並べて参照しながらPCで作業ができますが、データ化した書類の場合はPCで表示するため、その分肝心の作業領域が狭まります。
多くの企業では、17～19インチのディスプレイが1枚という環境で作業を行っているため、書類を表示しながら同時に作業を行う場合、書類の表示だけでおおよそ半分もの画面を使うことになります。画面の領域（解像度）が2倍になると作業効率は約33％向上するため、この場合は逆にそれだけ作業効率が低下することになるのです。
書類を保管する物理的スペースが不要になる、検索により必要な書類にすばやくアクセスできる等の利点を勘案しても、メインの作業で作業効率が33％も低下すれば、総合的に見てマイナス要素の方が大きくなるため、ペーパレス化を進める意味はありません。それにも関わらず、このような当たり前の課題をペーパレス化を進めようとする担当者もベンダーも認識していないことが多い、もしくはベンダーはその課題に気づいていても、システムを売り込む立場であることから、そういったネガティブな情報を出さないため、実際にペーパレス化を進めて失敗してみるまでその重大な課題は顕在化しません。そのため、多くのケースにおいてペーパレス化は失敗するのです。
デュアルディスプレイ化が必須
もし、本気でペーパレス化を実現したいのであれば、まずはディスプレイ上に十分な作業領域を確保しなければなりません。そのためには、ディスプレイを1枚追加して2枚で利用するデュアルディスプレイ構成が必須と言えます。ペーパレス化を進めなくとも、先ほどの画面領域が2倍になると作業効率が約33％向上するという点より、業務用PCのデュアルディスプレイ化は強く推奨します。特に最近では、業務で使うに十分な品質の24インチ前後のディスプレイが3万円ほどで購入できるため、費用対効果が極めて高く、もし、現在19インチのディスプレイを使っていて、これを24インチ2枚の構成に変更した場合は、作業効率は約84％も向上し、十分な作業領域が確保されたことでデータ化された書類もストレスなく扱うことができます。
しかし、これだけではペーパレス化の阻害要因を解消しただけで、まだペーパレス化の成功には届きません。
長くなるので続きはまた次回。
つい先日、Windowsのレジストリ変更だけで Caps Lock キーを CTRL キーに変えられるということを知り、早速変更しました。
レジストリエディタで、[HKEY_LOCAL_MACHINE\SYSTEM\CurrentControlSet\Control\Keyboard Layout] に “Scancode Map”=hex:00,00,00,00,00,00,00,00,02,00,00,00,1d,00,3a,00,00,00,00,00 を追加するだけ。
Windows で vim を使っている人など、便利な人にはものすごく便利！
外出先またはA4サイズを超えるものをスキャンしたい時に便利な DocScannerという iPhone アプリがあります。
iPhoneのカメラで撮影した写真から書類として読み込ませたいものだけを選んで、それをまるでスキャナーでスキャンしたかのように自動加工してくれるアプリです。
DocScanner で写真を撮影し、スキャンしたいものを範囲選択（ほとんど自動で選択されます）。
右下のScanボタンを押したら、画像が完成。
通常、これだけの処理をするのに画像処理ソフトでそれなりの時間がかかるのですが、DocScanner を使うと簡単にスキャンしたかのような画像を作成することができます。
画素数の低いiPhoneのカメラで撮影するので画質はあまりよくありませんが、スキャンした画像の文字は普通に読めるレベルなので、様々な用途で使えると思います。
もらった名刺をその場でスキャンというのも面白いかもしれない。
月に数回、ビジネス書とシステム関連やWeb関連などの技術書を探しに書店へ行っています。1回に50冊以上は目を通し、購入に至るのは月に数冊くらいです。
限られた時間の中でより多くのことを学ぶには、本を選ぶにも効率が必要と考えています。
その選び方はこうです。
まずは背表紙で判断します。
特にビジネス書に関していえば、それがいい本である可能性が高いかどうかは背表紙のデザインとワーディングである程度わかります。
これらは書店の棚に並ぶことが想定されており、著者も出版社も背表紙の重要性を知っています。新刊や著名人による書籍であれば、平積みされるかもしれませんが、売り手側にとっての書籍の最重要ポイントは基本的には背表紙です。
ここで、自己の価値を主張できる書籍とできない書籍のどちらが優れているかといえば、当然前者です。もちろん、例外など多々ありますが、始めに述べたように大切なのは書籍を選ぶ効率であり、例外を気にするよりはいい本と出合う機会を増やした方が良いのです。背表紙を見てピンと来ないようであれば、その本は手に取りません。
次に目次で判断します。
目次を読めば、背表紙と違いその本が本当にいいものかどうかがハッキリとわかります。時間にしておよそ15秒、目次の構成とワーディングを確認し、ロジカルでないものはここで棚に戻します。
ロジックがしっかりとしている書籍とそうでない書籍は学習効率がまったく違います。
いい内容であったとしても、それを理解するまでにかなりの時間を要するとしたら、たとえば、その本1冊を理解するまでに他のいい本を5冊理解できるとしたら、それを何年も繰り返すとしたら、どうでしょうか。私は5冊を繰り返す方を選んでいます。
最後にその本の価値が自分が求めるものなのかを知るために、目次の確認の際に特に気になった章を少し読んでみます。
この時重要なのは、単に共感しただけではなく、自分が新たに学ぶべきことがそこにあるかを確認することです。そのためには、自分が何を学ぶべきかというビジョンを持っていなければなりません。生活においても、仕事においても、自分がどうありたいのかというビジョンを持たなければ、人はそれほど成長しません。成りたい自分があるから学ぶのです。
他人からレコメンドされたビジネス書をただ漠然と読んでいるだけでは、内容に共感するばかりであまり学びには繋がりません。狭すぎず、広すぎず、自分の方向性を持つことが必要なのです。
そして、このプロセスの最も重要なところは、いい本に出会う以上に、自己のロジカルシンキングを育てるこれ以上ない訓練になるということです。
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