情報収集の目的を定めることで、その効率と質を高める

気になる情報すべてを収集できるほど、時間があり余っている人はあまりいないと思います。そこで情報収集の目的を定めて、不要な情報収集をするのを止めましょう。

たとえば、自分の居住区でも職場でもないところで起きた窃盗や殺人事件などは、あなたにとって必要な情報でしょうか?

あなたがその情報を得ることで何か社会的な課題を解決できるのであれば、事件の統計情報ならまだ知る意義を持つ人もいるかもしれませんが、個別の事件について知る意義を持つ人はかなり少ないと思います。

人は、立場によって必要とする情報が違います。自分にとって不要な情報であれば読み飛ばしましょう。

また、どういう目的でどんな情報を得たいのかが定まっていれば、最適なメディアの選択が可能になります。

例えば自分の場合は、会社をその時代に最適化させるために、自社の商品・サービスや会社づくりにマクロ環境の変化をフィードバックする必要があって、そのマクロ環境の変化を捉えるためには、マクロ環境に関する情報収集とPEST分析が必要です。

では、そのためにはどんなメディアを使えばいいのかというのが、目的がはっきりしていれば決めやすくなります。

自分も以前は情報収集の目的を明確にしていなかったので、「これくらいは読んでいた方が」「実績のある人がレコメンドしているから」などという考えで、本当は自分にとって不要な新聞・ビジネス誌・経済誌を読んでいましたが、今は自分にとって最適なメディアが何かをきちんと判断できています。

複数の視点から捉える

たとえばTPPの問題について、賛成派と反対派の意見のどちらかしか聞かないのと、両方聞くのとでは、同じ人でもそれに関する判断はまったく変わると思います。さらに言えば、アメリカにも賛成派もいれば反対派も多くいて、その意見も聞き入れれば判断のレベルはさらに高まります。

単一の立場からの情報にだけ目を向けていると「そういうものだ」という先入観が生まれやすいので、新聞を読むならまったく方向性の違う2紙以上を購読するなど、必ず複数の視点から捉える習慣を身につけた方がいいです。Newsweekなど他国のメディアに目を通すのもいいかと思います。

メディアごとの特性を知って、使い分ける

新聞は、情報の信頼性が高いものの、日刊で情報を発信することもあり、一つのテーマに対してあまり深堀りされていません。

専門誌は、情報の発信速度が遅いものの、情報の信頼性と質が高いです。

インターネットは、得られる情報の信頼性や質は、個人のITリテラシーに大きく左右されます。

これらのメディアごとの特性を知って、うまく使い分けるといいかと思います。

ビューンについて

ちなみに、このブログでも絶賛していたビューンの購読をやめました。

理由は、iOS5新機能のNewsstandで読みたい雑誌がひと通り揃ったので、そちらで購読するようにしたためです。

Newsstandは、ビューンと比べて以下のようなメリットがあります。

  • すべてのページが読める
  • 購入したブックは、iPadでもiPhoneでも読める
  • アップル純正の機能を活用できるのは、アップル信者として嬉しい

デメリットは、ビューンよりもずっと月額が高くなることでしょうか。それでも紙版と同額程度か少し安いので自分は気にならないのですが、料金を抑えるのを優先するなら、基本ビューンにして、省かれた中で読みたい記事があるときだけ追加で紙版を買うのがいいかと思います。


テレビをオンデマンド視聴に切り替えれば、時間のムダがなく、NHK受信料も払わなくていい

テレビ持つのをやめることにしました。(正確には自分の場合、PS3+torneとデュアルディスプレイ用のPCディスプレイでテレビを観ていたのですが)

よく観るWBSなどで放送されたニュースやカンブリア宮殿はテレビ東京のWebサイトで無料で視聴できるのと、特別観たいドラマがあれば各テレビ局の有料オンデマンド配信(1クール全話で1,575円くらい)がパソコンで観れるのでテレビ要らないなと。

テレビやレコーダーを買うコストとそれらを置くスペースが要らなくなる

パソコンのオンデマンド視聴であれば、テレビやレコーダーやその裏のごちゃごちゃした配線も要らなくなるので、室内がかなりスッキリします。ミニマリストとしては、インテリアの満足度がかなり向上します。

観たい番組の見逃しや撮り逃しがなく、いつでもどこでも好きなときに視聴できる

オンデマンド視聴であれば、観たい番組の見逃しや撮り逃しは絶対にありません。また、過去に放送された番組をカフェでも出張先でも空いた時間に好きな時に観ることができます。(海外行ってるときでも観れるのかな…今度行った時に時間があれば確認してみます)

テレビ放送を受信できる機器がなくなるので、月額1,345円のNHK受信料を払う必要がなくなる

自分のパソコン(MacBook Pro)はテレビチューナーが内蔵されていないので、テレビ(自分の場合はtorne)を処分するとテレビ放送を受信できる機器がなくなるので、NHKとの契約義務もなくなり、これを解約すれば月額あたり1,345円のNHK受信料を払う必要がなくなります。

また、NHK受信料を払っていなくても、NHKオンデマンド(月額945円)の契約をすれば、パソコンでNHKの番組を見ることもできます。

無意識にテレビに取られる時間が減る

特に目的なくとりあえずテレビをつけたら放送していたバラエティ番組を惰性で観てるとか、時間をムダに浪費することがなくなります。


自分の睡眠時間と向き合って時間をつくる

自分は「9時間睡眠」という睡眠時間が大きな課題で、睡眠については社会人になった頃からかなり研究して色々試したのですが、それでもこの「9時間」を短くすることはできていません。というよりも、短くしない方がいいと思っています。

睡眠時間を短くするテクニックが書籍で紹介されてたりしていますが、睡眠というのは、脳が情報を紐付けて整理したり、ストレスを解消する仕組みで、無理に睡眠時間を圧縮すると、仕事の効率が劇的に低下したり、うつになりやすくなったりするので、それはしないようにしています。

そういう状況下でどうやって時間をつくるかを試行錯誤した結果が、今自分が発信しているライフハックにつながっています。

睡眠について参考までに

ストレスを受けやすい性格だったり、それを受けやすい仕事をしていると睡眠時間は長くなります(研究者などの平均睡眠時間は長く、例えばアインシュタインの平均睡眠時間は10時間)

パソコンや携帯端末のディスプレイの光(ブルー・ライト)は体内時計の機能を阻害して、サーカディアン・リズムを崩すので、それらを多用する人は、JINSとかで売ってるブルー・ライトを緩和させるメガネなどを使うことをオススメします。

昼寝の時間を毎日決まった時間にとれる人は、昼寝をうまく活用するとトータルの睡眠時間を短くできます。ただし、眠っていいのは午後3時までの30分間まで。そうでないと、夜の睡眠に悪影響を与えます。また、カフェインが脳に届くのが飲んでから約30分後なので、昼寝の直前にコーヒーを飲むとタイミングよく起きやすくなります。


iPhoneのリマインダーでGTDを実践するためのポイント

先日の記事「iCloudのリマインダーをGTDに活用する」で、iCloudのリマインダーとiPhone・Macを使ったGTD実践を紹介しましたが、わかりづらかった点や後から思い返すと書かなかったけど重要な点とかがあったので、改めてまとめます。

同期前にリスト間を移動するとリマインダーのアイテムが消失する

今のところ、iPhone・iPadのリマインダーアプリで同期前にリスト間を移動するとリマインダーのアイテムが消失することがあります。

そのため、出社直後などまとまった時間でタスクを洗い出してinboxに書き出したときは、同期されたことを確認してからタスク処理を始めてください。

個々のタスクを随時登録するときは、直接「Next Actions」などに振り分けてしまった方が安全です。

ノマドワーカーにとって、コンテキストは重要ではない

GTDにはコンテキストという概念があり、その必要性について、GTDを考案したDavid Allenの著書「はじめてのGTD ストレスフリーの整理術」ではこう説明されています。

その行動に必要な”状況”で分けておくのがいちばん効率的である。具体的には、実行に必要な道具や場所、人ごとに分類するわけだ。たとえば、パソコンが使える状況でないとできない行動は、「@パソコン」のリストに分類する。

はじめてのGTD ストレスフリーの整理術

はじめてのGTD ストレスフリーの整理術

同じように会社でしかできないことは「@会社」、自宅でしかできないことは「@自宅」などと設定するわけですが、自分のようなノマドワーカーの場合は、仕事に必要な道具は常にすべて持っていて、共同作業もネットを使っていつでもどこでもできるので、あまりタスクにコンテキストを設定する必要性がなく、GTDの実践にコンテキストは活用していません。

そのため、コンテキストを設定できないiPhoneのリマインダーでも、GTDの効率的な実践は可能です。

逆にコンテキストを活用する必要性がある場合は、iPhoneのリマインダーでのGTDはおすすめしません。OmniFocusなどのアプリを使ったほうがいいかと思います。

プロジェクトの取り扱い

iPhoneのリマインダーでは、タスクの親子設定ができないので、プロジェクトの取り扱いには工夫が必要です。

自分の場合は、Projectリストに現在抱えているプロジェクトを登録して、そこからタスクのワークブレークダウンを行い、ブレークダウンしたタスクには、プロジェクト名などのキーワードをリマインダーの「メモ」に記述します。

そうすることで、そのキーワードでリマインダーを検索すれば、タスクの親子設定がなくてもプロジェクトのタスクを一覧表示することができます。


iCloudのリマインダーをGTDに活用する

GTDとは

知ってる方も多いと思いますが、GTD(Getting Things Done)とは、David Allenというコンサルタントが考えたナレッジワーカー向けの「仕事を管理する手法」です。

複雑化した知的労働において、従来のタイムマネジメント(時間管理手法)により立てられた計画や優先順位は破綻しがちであまり役に立たないため、やらなければならない仕事に関する情報を蓄え、追跡し、思い出すことを、簡単にするにはどうすればよいかという心理学的基礎に基づいて作られた管理手法がGTDです。

GTDについては、ITmedia Biz.IDの「はじめてのGTD」「写真でわかるGTD」がわかりやすくて参考になります。

また、David Allen本人の著書で、百式の田口さんが監訳された「はじめてのGTD ストレスフリーの整理術」という書籍もオススメです。

はじめてのGTD ストレスフリーの整理術

はじめてのGTD ストレスフリーの整理術

iCloudのリマインダーをGTDに活用する

このGTDを実践するために、様々な専用ツールが開発されており、またEvernoteをGTDに活用している方もいます。自分もEvernoteでのGTDは考えたのですが、GTDの実践とEvernoteそのものを複雑化してしまうので、止めました。

専用ツールも「簡単で単純で心理的な負担をかけない」というGTDのコンセプトとはかけ離れて別の方向に行ってしまっているものが多く、正直あまり活用できるものが見つかりませんでした。

何かGTDを「簡単で単純で心理的な負担をかけずに」実践する方法はないのかと熟考した結果、iCloudのリマインダーを活用する方法を確立しました。

やり方は簡単です。単純にiCloud上に「inbox」や「Next Actions」などのリマインダーリストを作成するだけです。タスクを処理するときは、タスク編集で所属するリマインダーリストを変更します。

これだけなら他のものでもできるのですが、GTDにiCloudのリマインダーを活用するメリットがいくつかあります。

一つは、iPhoneで快適に管理できる点。

iOS5から「リマインダー」が標準アプリとして採用されましたが、これがものすごく快適に使えます。操作のための手数は少ない方ではないのですが、動作が他のアプリが比にならないくらい軽快で素晴らしいです。「心理的な負担」がかかりません。

さらにiOSのリマインダーアプリでは、左右のスワイプでリマインダーリストの移動ができます。順番も自由に変えられるので、「inbox」>「Next Actions」>「Waiting」…と、軽快にスワイプでリスト移動できます。これも超快適です!

次に、特定の場所に行ったまたは離れたときにリマインドしてくれる点。

これもiPhoneでの話になりますが、iOSのリマインダーでは、各タスクに特定の場所に行ったまたは離れたときにその内容を通知してくれるという機能があります。

例えば、会議や勉強会に参加していて電話を保留したときに、現在地を離れたときに「誰に電話をする」と通知するという使い方ができます。

最後にMacで快適に管理できる点。

WindowsでもiCloudのリマインダーを簡単に操作できるアプリがあるかもしれません。見つけたら後で追記しておきます。

Macの場合は、SoCalという無料のアプリを使ってiCloudのリマインダーをメニューバーから表示・管理することができます。

SoCal

SoCal for Mac
http://www.macupdate.com/app/mac/29465/socal

タスクの編集、削除、完了、リストの変更なども、メニューバーから簡単に操作できます。

これまでの課題であった「簡単で単純で心理的な負担をかけない」という点をクリアしたので、自分もGTDの実践を本気で進められそうです。