スタンドアロンのプロジェクト管理ツールに限界を感じた

以前は、Microsoft Project、Macに移行してからはオープンソースのOpenProjというプロジェクト管理ツールを使っていて、プロジェクトメンバーにはガントチャートやタスクレポートをPDFで送って、報告はメールでもらって反映させるという原始的なことをしていました。

複雑なプロジェクトをいくつも抱えることはほとんどないのでそれでもいいかなと思っていましたが、さすがに限界を感じつつあり、そろそろプロジェクト管理ツールもクラウドサービスにして、iPhone・iPadのスマートデバイスでも管理できるようにしたいなと思っていたところ、Zoho Projectsというクラウドサービスのプロジェクト管理ツールが自分の要件に合うことがわかりました。

すでにZoho CRM・Zoho Invoiceを使っていたので、Zoho Projectsのことは知っていたのですが、いくつか重要なことがZoho Projectsではできないと思っていたので、それなら現行のやり方でもいいかと考え、導入していませんでした。

その重要なことというのが、「クライアントやパートナーなど外部メンバーの参加」と「Googleドキュメントの共有」です。

Google Appsと連携しても、クライアントやパートナーの参加は可能

以前、Zoho Projectsのサイトを見たところ、Google Appsと連動させた場合、Google Appsメンバーしか参加できないものと思ったのですが、Google Appsと連動させてても、クライアントやパートナーなど外部の方をプロジェクトメンバーとして招待することができるようです。

「なんだ、外部メンバーは参加できないから、結局外部用にPDF作って同じことするのか」と思っていたのですが、ただの勘違いでした。

Googleドキュメントの共有はできないけど、対処方法を見つけた

プロジェクトごと、またはさらに細かくタスクごとにドキュメントを登録できる機能があり、Google Appsと連携させていれば、Googleドキュメントからドキュメントをアップロードできるのですが、アップロードしたドキュメントは、Zohoドキュメントで共有するか、MS Office形式でダウンロードして見るしかなく、せっかくのクラウドサービスを使うメリットが薄くなるのでオススメできません。というよりも、管理が二重になるので、やるべきでないです。

Googleドキュメントをプロジェクトやタスクに関連づける機能はないのですが、Googleドキュメントで共有リンクアドレスをコピーして、プロジェクトのフォーラムまたはタスクのメモにドキュメントタイトルと併せて記述すれば、Googleドキュメント上でドキュメントを管理しつつ、プロジェクトやタスクと関連づけることができます。

この懸念が解消されたことで、Zoho Projectsを使い始めました。細かな点で気になることはあるものの、今のところ特に不自由に感じるところはありません。

これで、Zoho Projectsでプロジェクト管理、iCloudのリマインダーでGTDという、クラウドサービス+スマートデバイスな仕事管理ができるようになりました！

もう少し使い込んでみて、またいい使い方などが見つかればお伝えしたいと思います。

Zoho Projects
http://www.zoho.jp/projects/

事前にパソコンが必要なことがわかっていれば持って出かけるのですが、まれにパソコンを持って行かなかったのに必要になるということがあります。

iPhone・iPadとクラウドサービスを使うようになったので、外出先で突然パソコンが必要になるケースは本当に稀になったのですが、それでも必要になることはあり、そのような場合にホテルのロビー・ネットカフェ・最近増えたノマドワーカー用のワークスペースなどにある不特定多数のユーザーが利用するパソコンを使うという選択肢も出てくると思います。

他者のパソコンでのクラウドサービスへのアクセスは危険

他者のパソコンでクラウドサービスにアクセスした場合、そこで利用したクラウドサービスのIDとパスワードが盗聴され、不正アクセスの被害にあう可能性があります。

HTTPSでアクセスすれば通信そのものが傍受されることはほとんどないのですが、そのパソコンにキー入力を記録するキーロガーなどの不正なソフトウェアが入っていて、そこで利用したクラウドサービスのIDとパスワードを盗聴されることがあります。

特に不特定多数のユーザーが利用するパソコンからのアクセスは危険です。

Linux Live USBを使えば、他者のPCをセキュアに使える

USBメモリなどのUSB機器に導入することで、パソコン起動時にそこからLinuxを起動できる「Linux Live USB」というものがあります。

これでパソコンを起動した場合、ハードディスクにインストールされたWindowsの代わりにUSBメモリなどに導入したLinuxが起動されます。

ハードディスクにインストールされたWindowsやアプリケーションを利用しないので、そのパソコンにウイルスやキーロガーなどの不正なソフトウェアが入っていても安全に利用することができます。

また、Linux Live USBをカスタマイズしておけば、他者のパソコンも自分で構築したプライベート環境で利用することができます。

Linuxでしかできない特殊なこともできる

自分の場合は、仕事で以下のようなことを行う場合にもLinux Live USBを使います。

• NSA（アメリカ国家安全保障局）推奨方式でのセキュアなHDDフォーマット（限りなくデータ復元されにくい）
• ユーザーが忘れてしまったWindowsパスワードの解析
• Webサーバなどのセキュリティテストなど

また、USBメモリをLinux Live USBにする場合は、Linuxを導入するパーティションとデータ保存用のパーティションを分けておくと、普通にUSBメモリとしても使えるので便利です。

Linux Live USBの作成には、「LinuxLive USB Creator」を使うのが一番簡単でオススメです。

Linux Live USBで利用するUSB機器

Linux Live USBで利用するUSB機器ですが、最低でも4GBの容量、USBメモリとしてデータを保存するスペースも考えると、8GB以上の容量のものをオススメします。

また、データの転送速度が速く、壊れにくいものを選んだほうがよいです。

USBメモリであればSonyのポケットビット Qシリーズ（16GB以上、8GBモデルは遅い）、USB接続の小型microSDカードリーダ+microSDHCで使う場合は先月発売されたSanDiskのモバイル ウルトラ microSDHC（Class6ですが他社Class10より速いです）がオススメです。

SONY ポケットビット USM16GQ S

SanDisk モバイル ウルトラ microSDHC 16GB SDSDQY-016G-J35A

SanDisk モバイル ウルトラ microSDHC 8GB SDSDQY-008G-J35A

先日の記事「時代の変化により、アンチウイルスソフトの存在意義は劇的に低下した」で、ウイルスの拡散状況が変わったことと、各種OSのセキュリティレベルが高まったことにより、アンチウイルスソフトの存在意義が低下したという話を書きました。

特にWindowsの場合は、Windows Vista以降でセキュリティ面の大幅な改善がなされています。逆に言えば、Windows XPは、Windows Vista以降のWindows（Windows Vista, Windows 7）と比べると、セキュリティ面で大幅に劣るOSです。

MicrosoftのSecurity Intelligence Reportというサイトに最新のセキュリティ情報が載っているのですが、OSが新しいほどウイルス感染率が低いのがグラフで示されています。

Operating System Infection Rates – Security Intelligence Report

また、このグラフで注目してほしいのが、同じOSでも64bit版の方がウイルス感染率が低いという点です。

64bit版Windowsは、32bit版Windowsよりも安全

Windowsには32bit版と64bit版があって、64bit版だと3GBを超えるメモリが使える（32bit版だといくらメモリ載せても3GBまでしか使えない）ので、最近は64bit版がプリインストールされてる方が多いのですが、過去の機器との互換性が高いという理由でベンダーが32bit版を薦めることもあり、クライアント企業でも最近導入したPCが32bit版Windowsだったりします。

一般的に、64bit版Windowsは「3GBを超えるメモリが使える」ことしか認知されてないのですが、64bit版だとドライバのデジタル署名が必須だったり、感染するウイルスの種類が劇的に少ないため、よりセキュアで、過去の機器との互換性を確保する必要性がよほど高くない限りは、64bit版Windowsを選んだ方がいいといえます。

まだWindows XPを使っている方は、最新の64bit版Windowsへのアップグレードを検討してみてください。

Windows 7 Home Premium アップグレード版 SP1

Windows 7 Professional アップグレード版 SP1

Windows 7 Ultimateアップグレード版 SP1