Evernoteのノートブックとタグの活用

投稿日: 2010年3月19日 作成者: 樋口 彰久

つい先日もワールドビジネスサテライトで紹介されたりと、次世代の生産ツールとして注目されているオンラインノートサービスの Evernote ですが、これを活用する上で欠かせない機能としてノートブックとタグという機能があります。

その活用法は人それぞれで、使いはじめてすぐの頃はこれらをどう活用すればよいかわかりませんでしたが、しばらく使いこんでいるうちに自分なりの活用法が見えてきました。

ムダな時間を作らない

生産活動で最も肝心なことは、ムダな時間を作らないことです。Evernoteに関して言えば、ノートブックやタグについてルールを設けたためにムダに悩む時間が増えたということが絶対にやってはならないことです。

それを避けるためには、ノートブックとタグは最低限必要な範囲で活用することです。Evernoteのノートには、作成日はもちろん更新日も記録されており、検索機能もあるため、ノートブックとタグによるカテゴライズはかなりゆるくても、インプットも管理も効率的に行えます。

ノートブックは共有ルールごとに作成する

ノートブックは、テーマ別のカテゴライズ、進捗の管理に使われることが多いようですが、私は共有ルールごとに作成しています。

（例）

  • Private：プライベート、共有しない
  • Corporate：会社全体
  • Corporate:DivisionName：会社の特定部門全体
  • GroupName：特定のグループ全体

Evernoteで他者と情報を共有する場合、ノートブック単位で共有設定を行うことになるため、ノートブックは誰と共有するかという共有ルールに基づいて作成するのが最も合理的だと思いました。

ノートブックをテーマ別のカテゴライズに使った場合、特に複数のテーマにまたがる内容などはカテゴライズでムダに悩む時間が発生するため、インプットの効率が下がってしまいます。また、進捗の管理については後述しますが、タグで行った方が効率的です。

タグは2点の基本タグを使う

タグは以下の2点を基本タグとして活用し、その他は自由に設定することにしました。

  • Draft：文章の完成を目的として作成し、作成途中のもの
  • Think：課題解決のために作成し、随時更新していくもの

Draftについては、完成した時点でタグを外します。Thinkについても、その課題が解決され、更新する必要がなくなった時点でタグを外します。これだけで、ノートブックを移動することなく簡単に進捗の管理が行えます。

今後、保管されているノートがかなりの数に増えてくればルールを変えることになるかもしれませんが、今のところは自分にとってこれが最適な方法かなと思っています。

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ここ一年のワークスタイルの進歩

投稿日: 2010年3月9日 作成者: 樋口 彰久

ここ一年で、ITベースのワークスタイルは随分と進歩しました。

その要因の一つは間違いなく iPhone でしょう。ハードウェア性能が向上した iPhone 3GS の登場と、iPhoneアプリの充実により、Webサービスがスムーズに扱えるようになったことが大きいと思います。

対抗する Android や Windows Mobile も、今後さらにブラッシュアップされ、携帯端末の重要性はますます高くなることでしょう。

もう一つの要因は、ここ一年で秀逸なWebサービスが登場したあるいはそのレベルまで進歩したことだと思います。特に、Twitter、Evernote、Dropbox、SugarSync あたりは、多くの人のライフスタイル、ワークスタイルに影響を与えました。

それらが今後どう変化していくのかが、気になるところであり、楽しみでもあります。

ちなみに、私が最近仕事で使っている主なツールは以下のとおりです。ただし、Microsoft Officeなどのあまりに一般的すぎるものは記載していません。

  • Google Chrome
  • Google Apps（Gmail, Google Calendar, Google Tasks, Google Documents）
  • Google Reader + まるごとRSS
  • Skype
  • SugarSync
  • Evernote
  • ScanSnap + 断裁機
  • Picasa
  • iPhone
  • USBメモリ + USBブートのLinux

Google Chrome

まず、Internet Explorerと比べて圧倒的に表示が速く安定しており、ウェブブラウザとして優れています。

また、拡張機能といって、メールが届いたことやRSSリーダーが新しい情報を収集したことを伝えてくれたり、Google Calendar や Google Tasks をブラウザ上からすばやく簡単に扱えるようにできたりという機能を追加することができ、後述する様々なウェブサービスの使い勝手を格段に高めてくれます。

私は現在、以下の拡張機能を使っています。他にも便利な機能があったら教えて下さい！

  • IE Tab Classic
  • Google Mail Checker Plus
  • Google Reader Notifier
  • DayHiker for Google Calendar
  • Unofficial Google Tasks
  • Evernote Web Clipper
  • Chromed Bird

Google Apps（Gmail, Google Calendar, Google Tasks, Google Documents）

これはもはや説明する必要はないと思いますが、メール、アドレス帳、予定表、タスク、ドキュメントをオンラインベースで管理できるGoogleのWebサービスです。

導入する時にはデータ損失のリスクを懸念したのですが、データは暗号化された状態でGoogleの複数のデータセンターでバックアップされているようなので、個人や中小企業が気にするレベルではなさそうです。

ただ、Google Documents については、後述するSugarSyncとEvernoteがあるので、ほとんど使っていません。

Google Reader + まるごとRSS

特定のサイトから定期的に情報を収集する場合、RSSリーダーを使うと効率良く情報が収集できます。いちいち情報が更新されたかどうかを見に行くことなく、メールソフトにメールが届くような感じで、登録したサイトの新しい情報が届きます。

RSSリーダーには様々なものがありますが、GoogleのWebサービスである Google Reader が便利です。

また、登録したサイトによっては、本文の抜粋しか表示されなかったり、件名とリンクしか表示されなかったりするのですが、まるごとRSSというWebサービスを使うと、これらのサイトの情報を全文収集できるようになり、大変便利です。

Skype

これももはや説明する必要はないと思いますが、チャットや通話ができるコミュニケーションツールです。Skypeのユーザー同士なら、世界中どこでも無料で通話ができます。

最大10人での電話会議が可能で、Windows Live Messenger などの競合サービスと比べて、ビジネス用途で優れています。

また、月額695円で日本国内の固定電話への通話が実質無料（1日6時間、1ヶ月10,000分まで）になり、かなりの経費節減が行えます。

SugarSync

以前、「SugarSyncとiPhoneの組みあわせが素晴らしいという」記事で紹介したオンラインストレージサービスです。複数PCのデータとオンラインストレージのデータを同期させることができ、またそのデータを iPhone 等の携帯端末から閲覧することができます。

詳しくは、以前書いた記事があるので、そちらをご覧ください。

Evernote

テキストはもちろん、画像や音声、リンク、表示している画面の部分キャプチャなど、様々な情報を一元管理できるオンラインノートサービスです。

これも SugarSync と同様に、複数のPCや iPhone 等の携帯端末と Evernote のサーバ（オンラインストレージ）でデータを同期させることができます。

SugarSync等と併用する場合、最初に使い分けで悩みますが、その情報を共有するかなど、いくつかの観点から自分のルールを作っていくとよいと思います。

ScanSnap + 断裁機

以前、「ペーパレス化は目的を明確に」という記事で紹介したドキュメントスキャナと断裁機です。

通常ドキュメントスキャナでスキャンするのはビジネス書類くらいのものですが、断裁機を使えば、ビジネス本や雑誌などの書籍も、帯を断裁して1枚ごとにバラし、ドキュメントスキャナでスキャンすることができます。

数百冊あるいはそれ以上の書籍を、いつでもどこでも読めるようになると、書籍との付き合い方も変わります。

小説のように、一定の期間で1冊を楽しむものはその必要性はないかもしれませんが、ビジネス本や雑誌の特集記事のように、必要な時に情報を参照したいものについては、大変便利だと実感できます。

FUJITSU ScanSnap S1500 FI-S1500

FUJITSU ScanSnap S1500 FI-S1500

プラス 断裁機 裁断幅A4 PK-513L 26-106

プラス 断裁機 裁断幅A4 PK-513L 26-106

Picasa

Googleのウェブアルバムサービスです。最近使いはじめたばかりで、まだ無料サービスの範囲（1GB）で使っています。

同様のサービスで Flickr というものがあり、最終的にどちらを使うかで悩んでいるところです。

Flickr が年間24.95ドルで容量無制限なのに対して、Picasa は 20GBで年間5ドル、80GBで年間20ドル、1TBで年間256ドル、16TBで年間4096ドルという価格の点と、Flickr がRAWデータ非対応なのに対して、PicasaはRAWデータ対応という点が検討する上でのポイントになっています。どちらを選ぶか悩ましいところです。

USBメモリ + USBブートのLinux

PCを持ってこなかったけど、外出先でPCが必要になった。そういう時にネットカフェを使うことがあると思うのですが、ネットカフェのPCには、キーロガーなど情報流出の原因となるスパイウェアが仕込まれている可能性があります。

リスクを回避しつつも緊急時にネットカフェ等のPCが使えるよう、USBメモリにUSBブートのOSを入れておくとよいでしょう。

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断裁機 PK-513L 使用上の注意

投稿日: 2010年3月8日 作成者: 樋口 彰久

ScanSnap と併せて、断裁機 PK-513L を活用されている方も多いと思います。

私もその一人なのですが、つい先日、その断裁機の刃をダメにしてしまいました。

雑誌の断裁で、ホッチキスの範囲を回避するよう断裁位置を調整したのですが、結局ホッチキスごと断裁してしまい、刃を確認したら大きく刃こぼれしていました。

すぐにAmazonで替え刃を購入することにしたのですが、価格が16,400円。刃だけで本体（刃込み）の価格の約半分だったので一瞬躊躇しましたが、自分で砥げる状態ではなかったので、その価格で購入しました。

ネットで調べてみると、他にも同様の事例が結構あるので、これが通過儀礼というやつかと思いました…

これから購入される方、まだ刃こぼれした経験がない方は、事前に替え刃の価格を知って丁寧に扱った方がいいかもしれません。多少面倒でも、ホッチキスは事前に取り除いた方がよさそうです。

プラス PK-513用専用替刃 PK-513H

プラス PK-513用専用替刃 PK-513H
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twitter クライアントをChromed Birdに変更

投稿日: 2010年3月6日 作成者: 樋口 彰久

先日 twitter クライアントの Metrist をインストールしましたが、表示されるツイート数がおかしいのと微妙に使いづらかったので、Chromed Bird に乗り換えました。

こちらは、UIをカスタマイズできたり、bit.ly などのURL短縮サービスとも連携できてかなり便利です。

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Google Chrome に twitter クライアントを入れた

投稿日: 2010年3月4日 作成者: 樋口 彰久

Google Chrome に Metrist という twitter クライアントをインストールしました。

半年くらい前に twitter を始めて、結構楽しいので当初はそれなりに使っていたのですが、しばらく続けている内に twitter が気になって仕事の生産性が大分落ちていると感じたため、長いこと twitter の利用を自粛していました。

しかし、ここ最近になって、娯楽的なコミュニケーションだけでなく、仕事に役立つディスカッションが活発に行われていることもあり、そのあたり仕事で活かしつつ、娯楽的なコミュニケーションも仕事に差し支えない範囲でまた再開したいと思います。

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ペーパレス化は目的を明確に

投稿日: 2010年2月14日 作成者: 樋口 彰久

ペーパレス化の目的を明確に

ペーパレス化は、目的と目標が曖昧なまま進められてしまうことが多いようです。ペーパレス化によるメリットは大きく三つ、一点目は印刷コストと保有コストの削減、二点目は作業効率の向上、三点目は情報へのアクセス性の向上です。このうちどの点をもしくはすべてを抑えるのか、どのレベルまでの成果を求めるのかで、ペーパレス化の方法が変わります。

享受できる利益とペーパレス化に必要となるシステムの導入や教育研修等のコストを勘案して、データとして作成した文書をデータのまま活用するのはもちろん、紙の文書をデータ化するところまでやるのか、またそのデータに文字データを含ませるのか、社外から携帯端末でデータへアクセスさせる等、ペーパレス化の方法とそのレベルを決めなければなりません。

文書をデータとして活用できる環境

ペーパレス化の目的を達成するためには、文書をデータとして活用できる環境を整えることが必要です。まず、前回の「ペーパレス化はなぜ失敗するのか」で紹介したデュアルディスプレイ化などによるPC上での作業領域の確保が最低限必要となり、その次に目的に応じて以下のような取り組みが必要となります。

文書作成の効率化

各種文書のテンプレート（雛型）とサンプル（作成例）を社内ネットワーク上で公開することで、文書作成の効率化が実現できます。

文書データの検索

Windows Vista 以降の Windows、Mac OS X 10.4 以降の Mac OS は、従来のファイル名のみの検索ではなく、文書データの内容も対象とした実用性の高いファイル検索機能を有しており、これらのOSを利用すれば、文書データの検索効率は格段に高くなります。

社外からのアクセス

ノートPCや携帯電話等により、一定のセキュリティ性が確保される方法で社内の文書データへアクセスできれば、取引先との打ち合わせや営業においてその文書を活用することで、より高い成果を期待できます。また、取引先との打ち合わせに遅刻しないよう、30分前に近所の喫茶店等で待機することもあると思いますが、そういった時間や移動時間に社内のデータにアクセスできれば、その時間をムダなく活用することができます。

紙の文書をデータ化する

データ化された文書を活用する環境が整えば、紙の文書のデータ化も検討事項になるでしょう。しかし、紙文書のデータ化はその効率が良くなければ進まないにも関わらず、効率よくデータ化できる環境が整っていることは少ないのです。例えば、弊社では複合機を使って文書をデータ化していましたが、スキャンに時間がかかるため、あまり活用する機会のない書類は紙のまま保管していました。

しばらくその方法が続いたものの、社外でデータを活用することの重要性が高まったことと、iPhoneやオンラインストレージ等、社外でデータを活用できる手段が充実したことにより、紙文書は原則としてすべてデータ化することにしました。

とは言え、これまでの複合機ではスキャンに時間がかかりすぎるので、それを解決するために、専用のドキュメントスキャナ 富士通 ScanSnap S1500 と、また製本された書類を裁断してスキャンできるよう、断裁機 プラス PK-513L 26-106 を併せて導入しました。

ScanSnap のスキャン速度はかなり速いです。印字率の高い書類でもカラー書類でも、A4 1枚 両面を約2.5秒でスキャンします。両面同時にスキャンできるところはさすが専用のドキュメントスキャナだと感心します。これだけ高速に書類をスキャンできると、作業が煩わしくて紙文書のデータ化が進まないということもありません。

断裁機は、他に安いものもありますが、180枚もの紙をまとめて裁断できる、垂直に裁断するため切り口がキレイ、光で裁断位置を確認できると、他の機種と比べてかなり便利であるためこの機種にしました。何より、ScanSnapと併用している人が多いことも選択する決め手になりました。

これにより、製本された書類はもちろん、書籍もすべてデータ化することができます。100冊以上の書籍をデータとして持ち運び、好きな時間に好きな場所で読めるというのは大変便利で、楽しみも広がります。

FUJITSU ScanSnap S1500 FI-S1500

FUJITSU ScanSnap S1500 FI-S1500

プラス 断裁機 裁断幅A4 PK-513L 26-106

プラス 断裁機 裁断幅A4 PK-513L 26-106
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ペーパレス化はなぜ失敗するのか

投稿日: 2010年2月13日 作成者: 樋口 彰久

ペーパレス化で作業効率が下がる

2000年頃からペーパレス化という話をよく聞きますが、その成功例は多くありません。紙をデータ化したからといって作業効率が上がるとは限らず、逆に作業効率が下がるケースの方が多いのです。

その原因は主に二つで、一つは作業者のITレベルの問題です。ただし、こちらはペーパレス化を進める際には誰もが想定する課題であり、大抵は必要な教育研修が計画・実施されることから大した問題にはなりません。ペーパレス化が失敗する一番の原因は、もう一つの作業領域の問題にあります。

データ化により作業効率が33％低下

そもそも、データ化した書類はどのように利用されるのか。その大半は、何らかの書類を参照しながら別の書類を作成するまたは何らかの作業を行うという形で利用されます。この場合、紙の書類であればデスク上に1枚でも複数枚でも並べて参照しながらPCで作業ができますが、データ化した書類の場合はPCで表示するため、その分肝心の作業領域が狭まります。

多くの企業では、17～19インチのディスプレイが1枚という環境で作業を行っているため、書類を表示しながら同時に作業を行う場合、書類の表示だけでおおよそ半分もの画面を使うことになります。画面の領域（解像度）が2倍になると作業効率は約33％向上するため、この場合は逆にそれだけ作業効率が低下することになるのです。

書類を保管する物理的スペースが不要になる、検索により必要な書類にすばやくアクセスできる等の利点を勘案しても、メインの作業で作業効率が33％も低下すれば、総合的に見てマイナス要素の方が大きくなるため、ペーパレス化を進める意味はありません。それにも関わらず、このような当たり前の課題をペーパレス化を進めようとする担当者もベンダーも認識していないことが多い、もしくはベンダーはその課題に気づいていても、システムを売り込む立場であることから、そういったネガティブな情報を出さないため、実際にペーパレス化を進めて失敗してみるまでその重大な課題は顕在化しません。そのため、多くのケースにおいてペーパレス化は失敗するのです。

デュアルディスプレイ化が必須

もし、本気でペーパレス化を実現したいのであれば、まずはディスプレイ上に十分な作業領域を確保しなければなりません。そのためには、ディスプレイを1枚追加して2枚で利用するデュアルディスプレイ構成が必須と言えます。ペーパレス化を進めなくとも、先ほどの画面領域が2倍になると作業効率が約33％向上するという点より、業務用PCのデュアルディスプレイ化は強く推奨します。特に最近では、業務で使うに十分な品質の24インチ前後のディスプレイが3万円ほどで購入できるため、費用対効果が極めて高く、もし、現在19インチのディスプレイを使っていて、これを24インチ2枚の構成に変更した場合は、作業効率は約84％も向上し、十分な作業領域が確保されたことでデータ化された書類もストレスなく扱うことができます。

しかし、これだけではペーパレス化の阻害要因を解消しただけで、まだペーパレス化の成功には届きません。

長くなるので続きはまた次回。

一般業務PCのデュアルディスプレイ化における推奨ディスプレイ

BenQ G2420HD

BenQ G2420HD

MITSUBISHI RDT231WLM-S

MITSUBISHI RDT231WLM-S

MITSUBISHI RDT231WLM-S

MITSUBISHI RDT271WLM
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VICTORINOX サイバーツール

投稿日: 2010年2月4日 作成者: 樋口 彰久

VICTORINOX サイバーツール

客先で「ついでにパソコン直してくれ」と言われてもドライバーがなくて直せなかったり、プラスとマイナスのドライバーがあったとしても、使用されてるネジがトルクスって特殊なネジでやっぱり直せなかったり、そして何より旅先でワインを買ったのにコルク抜きがなくて悔しい思いをすることが何度かあったので、VICTORINOX（ビクトリノックス）のマルチツール「サイバーツール 17725T」を買いました。

VICTORINOXのマルチツールは様々なタイプが出ているのですが、今回購入したサイバーツールはドライバーだけで13種類と、PCなど機器のメンテナンスに適したタイプになっています。

使ってみた感想ですが、これだけの数のツールをコンパクトに折りたためるにも関わらず、ほぼすべてのツールが専用の工具に劣らない使い勝手で凄いとしか言いようがありません。刃物類の切れ味もかなり良いと言えます。

既存ユーザーの話では、メンテナンスを怠らなければ10年以上使えるらしいので、そう考えるとかなりお得だと思いました。

VICTORINOX サイバーツール 17725T

VICTORINOX サイバーツール 17725T
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Skype for iPhone が3G通話に対応

投稿日: 2010年2月4日 作成者: 樋口 彰久

3G通話可能な「Skype for iPhone」公開間近、Appleが利用規約変更

Skypeは3日、3G回線を利用して通話できる「Skype for iPhone」の公開が間近であることを公式ブログで発表した。

現在公開されている「Skype for iPhone」は、通話がWi-Fi経由に限られていた。3G対応は、技術的にはこれまでも可能だったが、米Appleが利用規約で禁止していたためできなかった。

今回Appleが「iPad」発表に伴い、ソフトウェア開発キットの新バージョン（SDK 3.2）の利用規約を変更。これによってWi-Fiと3G回線の両方で、Skype同士の通話やSkypeOut通話ができるアプリケーションを開発できるようになったとしている。

Skypeはこの機をとらえ、3G回線経由で音声通話可能な「Skype for iPhone」を近日中に公開するとしている。

新「Skype for iPhone」では、品質の良い音声通話ができるように「SILK」コーデックを搭載し、利用可能な帯域幅の中で最大限の高音質を実現するとしている。また、通話時に青・黄・赤のように通話可能音声品質を表示するという。

取りあえず入れてるだけだった Skype for iPhone ですが、3G通話ができるとなれば利用頻度は高くなりそうです。Skypeは月額プランを利用しているので、これで外出先でも固定電話への通話が無料に！

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iPadはミニノート市場を置きかえるかもしれない

投稿日: 2010年1月28日 作成者: 樋口 彰久

iPad
iPad – Design

今朝の iPad のプレゼンを見たときには、日本ではあまり普及しないと思ったのですが、その後公開された iPad の製品ページを見て、その考えを改めざるを得なくなりました。

アクセサリとして、ハードウェアキーボード付きの Dock と iPad を傾斜付きで利用できる専用ケースが用意されており、特に後者のアイデアは素晴らしい。

外出先で実用的なレベルでキーボードを使えるとなると、iPad の評価はまったく変わります。

iPad では、新バージョンの iWork が動作可能になるということもあり、外出時にわざわざ重たい Macbook を持ち歩かなくても、ほとんどのことは iPad で済ませることができるでしょう。

これは販売されたら買いそうな気がする。

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