アプリケーションの管理コストとセキュリティリスクを抑える

企業で導入されたアプリケーションについては、それがセキュリティ上の問題を抱えていないかをチェックしなければなりません。アプリケーションが増えれば増えるほど、またバージョンが混在すればするほど、この管理が大変になります。

これをやっていない企業も少なくないと思いますが、そのような企業はそれなりのセキュリティリスクを抱えていることになります。

このセキュリティチェックのコストを抑えるためには、「利用するアプリケーションの種類とバージョンを統一する」ことが最も効果的です。そのため、WindowsやMacなどプラットフォームが混在していてもアプリケーションを統一できるよう、マルチプラットフォーム対応のものを優先して導入することを推奨します。

また、多くの企業で見られる問題として、コストを理由にセキュリティ上問題のあるバージョンのアプリケーションが存在することがあります。

例えば、未だにOffice XPを利用している企業がありますが、既にサポートが終了し、新たに見つかったセキュリティの問題は修正されないままになっているため、それなりのセキュリティリスクを負っています。

IT設備に投資する余裕のない会社は、無料のオープンソースソフトウェアやクラウドサービスの活用を検討した方がいいでしょう。

無料のオープンソースソフトウェアやクラウドサービスなら、コストを理由にセキュリティ上問題のあるアプリケーションが存在することを防ぐことができます。

ただし、後述する教育研修コストが増える可能性があるので十分な検討が必要です。

教育研修コストを計算する

Microsoft Officeなど一般的に利用されているアプリケーションを導入すれば、一から操作を教える必要はあまりないので、教育研修のコストを抑えることができます。

ライセンスコストを抑える目的だけで無料のオープンソースソフトウェアやクラウドサービスを導入すると、あまりメリットを享受することなく、むしろ教育研修コストが高くなってマイナスだったという状況に陥りやすいので、きちんと教育研修コストを計算することが重要です。

共同作業が多い場合はクラウドサービスを活用する

共同作業が多い場合はGoogle Appsなどのクラウドサービスの活用を推奨します。特に共同作業においてはクラウドサービスによる生産性の向上はすごいです。

また、クラウドサービスで共同作業を行う場合は、生産性を意識したルールを作り、それを守ることが重要です。

自社でも、Google Appsを導入してからしばらくはGoogleドキュメントがイマイチに思えて活用できていませんでしたが、それは単に使い方の問題で、生産性を意識したルールを作ってからはものすごい活用できています。

今では、オフィススイートはGoogleドキュメントに完全移行しました。

従業員のスキルアップを促進する

最近では、従業員のスキルアップのために会社が教育研修を行うよりも、従業員個人が成果を高められるようプライベートで学習して、会社はその人が貢献した度合いに応じて対価を支払うという形が主流になりつつあります。

この場合、従業員個人がプライベートで会社と同じアプリケーション環境を揃えられるかがとても重要です。同じ環境を揃えられればその人のスキルアップも進み、生産性の向上に大きく貢献します。

従業員のスキルアップが重要な職場であれば、ここは重要視するべきポイントで、生産性や教育研修コストに大きく影響を与えない限りは、マルチプラットフォーム対応で無料のオープンソースソフトウェアやクラウドサービスを導入するか、個人が自己学習するためのアプリケーションライセンスを会社負担で提供するなどの工夫をするとよいでしょう。

プライベートでスキルアップする意欲があるのに、自己負担が伴うため躊躇するというもったいない状況を作らないことが大切です。

また、従業員がプライベートで職場と同じアプリケーション環境を揃えられれば、本来望ましくはないものの実際に多くの企業で行われている持ち帰り仕事も効率良く行われます。

持ち帰り仕事でドキュメントを完成させたのに、自宅と職場でアプリケーションの種類やバージョンが違うため職場の環境だと正しく表示されず、また時間をかけて手直ししなければならないといったムダがなくなります。

今日ようやくGoogle TasksをMacで効率よく管理する方法を見つけましたのでご紹介します。

1. Fluidのインストール

以下アドレスのページから、Fluidをダウンロードし、インストールしてください。
http://fluidapp.com/

2. FluidでGoogle Tasksアプリケーションを作成

Fluidを起動して、以下の情報を入力し、OKを押してください。アプリケーションに”Google Tasks”が追加されます。

URL（Gmailユーザー）: https://mail.google.com/tasks/ig
URL（Appsユーザー）: https://mail.google.com/tasks/a/自社ドメイン/ig
Name: Google Tasks
Location: そのままでOK
Icon: そのままでOK

3. メニューバーへの登録
追加したGoogle Tasksアプリケーションを起動して、メニューの”Google Tasks”から”Convert to Menu Extra SSB”を選び、OKを押してください。

以上で、メニューバーから簡単にGoogle Tasksを操作することができます。かなり便利なのでぜひ試してみてください！

以前、「ここ一年のワークスタイルの進歩」という記事で、情報管理を含めた自分のワークスタイルを紹介しましたが、それから1年ほど経ちましたので、改めて現在の情報管理方法を簡単に紹介します。

現在は、上の画像のとおり、項目ごとに適したクラウドサービスで情報管理を行っています。

SugarSync

5GBまで無料で使えるオンラインストレージ。複数PCのデータとオンラインストレージのデータを同期させることができ、またそのデータを iPhone 等の携帯端末から閲覧することができます。

Dropbox等の競合サービスよりも容量あたりの料金が安いのと、マイドキュメントやピクチャなど好きなフォルダを個々に同期設定できるのでかなり便利です。

下記リンクからの登録で、無料版なら500MB、有料版なら9.5GBのボーナス容量が追加されます。
https://www.sugarsync.com/referral?rf=ffbfk8w9tofsq

外出先で、PCのデータを閲覧

パソコンやiPhone,iPadなどで、SugarSyncと同期させたPCのデータを外出先で閲覧することが可能です。

iPhone,iPadの場合は、公式アプリだけでもデータ閲覧が可能ですが、iPhone,iPad用の高機能ファイルビューア「Good Reader」を使うとかなり便利になります。以前は公式アプリでデータを持ってきて Good Reader で開くという二度手間がありましたが、現在は SugarSync への接続に対応したことで、直接データを閲覧できるようになりました！

外出先で、PCのデータを印刷

セブンイレブンで提供されている富士ゼロックスのネットプリントを使うことで、SugarSyncと同期させたPCのデータを全国どこでもセブンイレブンで印刷することができます。

iPhone,iPadの場合は、Good Readerとネットプリント公式アプリの「netprint」を併用することで、データの印刷ができます。

Evernote

テキストはもちろん、画像や音声、リンク、表示している画面の部分キャプチャなど、様々な情報を一元管理できるオンラインノートサービスです。

複数PCのデータとEvernoteのサーバでデータを同期させることができ、またそのデータを iPhone,iPad 等の携帯端末から閲覧することができます。

Evernoteを1年使ってたどり着いた活用法

ScanSnap + 断裁機

書類や本をデータ化するためにドキュメントスキャナ「ScanSnap S1500」と断裁機「PK-513L」を活用しています。

通常ドキュメントスキャナでスキャンするのはビジネス書類くらいのものですが、断裁機を使えば、ビジネス本や雑誌などの書籍も、帯を断裁して1枚ごとにバラし、ドキュメントスキャナでデータ化することができます。

ScanSnapでデータ化した書類や本などは、記事トップの画像のとおり、種別ごとにiTunesやEvernote、SugarSyncで管理しています。

また、様々なドキュメントスキャナが販売されていますが、ScanSnapはその中でも突出して便利です。類似品を買うと絶望するので注意。ScanSnap薦めたのに他機種買って絶望した知人が多数。

Flickr

米Yahoo!のフォトストレージサービスです。年額約2,500円で容量無制限なので、一眼レフで撮ったファイルサイズの大きい写真も載せ放題です！（RAWは未対応）

写真をSugarSyncなどのオンラインストレージではなくFlickrで管理しているのは、二つの理由があります。

写真のための様々な機能が便利

写真を管理する専用のサービスであるため、複数の写真をアルバムとしてまとめたり、アクセス権限を設定して公開することができて、とても便利です。Flickrの写真をブログに表示することもできます。

ブログの写真をFlickrで管理すれば、Webサーバのディスク容量と通信量が減らせるよ！

オンラインストレージのコストを下げる

Flickrは、年額約2,500円で容量無制限なので、一眼レフで撮ったファイルサイズの大きい写真も載せ放題です！（RAWは未対応）

SugarSyncなどのオンラインストレージで写真を管理すると、ディスク容量が大きく月額も高いプランが必要になりますが、写真をFlickrでの管理にしておけば、オンラインストレージのコストを下げることができます。

徹底的に活用して、自分の自由な時間をつくる

Evernote、SugarSync、Flickrは有料版を使っています（Google Appsを使ってるので、正確にはGoogleのサービスも）。EvernoteとSugarSync（30GBプラン）がそれぞれ月額約500円で、Flickrが年額約2,500円です。すべて無料版でも困ることはないかもしれませんが、やはり有料版の方がかなり高いレベルで活用できます。

以前Twitterで「有料のWebサービスや、iPhoneやiPadの有料アプリの利用を躊躇する人は、生産性を飛躍的に向上させる最も重要な壁を越えてない。」と発言しましたが、本当にその通りなので、有料版での活用をオススメします。

仕事で使わないから効率は関係ないって思う方もいると思いますが、仕事だけでなくプライベートでも、作業効率が上がれば自分の自由な時間がつくれるようになりますよ！

OSに依存しない点やファイルを共有できる点（特にGoogle Apps版）などかなり便利な点も多いのですが、

• スプレッドシート（表計算）でセルが縦方向にマージ（結合）できない
• 文書とプレゼンテーションだと、そもそもセルのマージができない（文書はHTMLを手書きすればいける）
• スプレッドシートは一部の日本語が文字化けする
• プレゼンテーションでは、インデントが印刷に反映されない

など、いくつかの重要課題を抱えているので、これを解消しつつ使いこなすことができないものかと活用方法を模索しています。

文書のデザインは、下記のように自分でCSSを書いてある程度カスタマイズすることができるので、そこそこ見栄えのいい文章が作れます。また、カスタマイズした文書は、テンプレートとして保存して簡単に再利用することができます。

* {
font-family: Verdana,"MS PGothic",sans-serif;
}
h1, h2, h3, h4, h5, h6 {
font-weight: normal;
margin: 10px 0 5px;
}
h1 {
font-size: 1.6em;
border-bottom: 1px solid #222;
margin: 15px 0;
}
h2 {
font-size: 1.1em;
border-bottom: 1px dotted #222;
}
h3, h4, h5, h6 {
font-size: 1em;
}
p {
text-indent: 1em;
}
blockquote {
margin: 0;
padding: 0;
}
.google_footer {
padding-bottom: 20px;
}
.google_footer * {
line-height: 1.2em;
color: #999;
}


その要因の一つは間違いなく iPhone でしょう。ハードウェア性能が向上した iPhone 3GS の登場と、iPhoneアプリの充実により、Webサービスがスムーズに扱えるようになったことが大きいと思います。

対抗する Android や Windows Mobile も、今後さらにブラッシュアップされ、携帯端末の重要性はますます高くなることでしょう。

もう一つの要因は、ここ一年で秀逸なWebサービスが登場したあるいはそのレベルまで進歩したことだと思います。特に、Twitter、Evernote、Dropbox、SugarSync あたりは、多くの人のライフスタイル、ワークスタイルに影響を与えました。

それらが今後どう変化していくのかが、気になるところであり、楽しみでもあります。

ちなみに、私が最近仕事で使っている主なツールは以下のとおりです。ただし、Microsoft Officeなどのあまりに一般的すぎるものは記載していません。

• Google Chrome
• Google Apps（Gmail, Google Calendar, Google Tasks, Google Documents）
• Google Reader + まるごとRSS
• Skype
• SugarSync
• Evernote
• ScanSnap + 断裁機
• Picasa
• iPhone
• USBメモリ + USBブートのLinux

Google Chrome

まず、Internet Explorerと比べて圧倒的に表示が速く安定しており、ウェブブラウザとして優れています。

また、拡張機能といって、メールが届いたことやRSSリーダーが新しい情報を収集したことを伝えてくれたり、Google Calendar や Google Tasks をブラウザ上からすばやく簡単に扱えるようにできたりという機能を追加することができ、後述する様々なウェブサービスの使い勝手を格段に高めてくれます。

私は現在、以下の拡張機能を使っています。他にも便利な機能があったら教えて下さい！

• IE Tab Classic
• Google Mail Checker Plus
• Google Reader Notifier
• DayHiker for Google Calendar
• Unofficial Google Tasks
• Evernote Web Clipper
• Chromed Bird

Google Apps（Gmail, Google Calendar, Google Tasks, Google Documents）

これはもはや説明する必要はないと思いますが、メール、アドレス帳、予定表、タスク、ドキュメントをオンラインベースで管理できるGoogleのWebサービスです。

導入する時にはデータ損失のリスクを懸念したのですが、データは暗号化された状態でGoogleの複数のデータセンターでバックアップされているようなので、個人や中小企業が気にするレベルではなさそうです。

ただ、Google Documents については、後述するSugarSyncとEvernoteがあるので、ほとんど使っていません。

Google Reader + まるごとRSS

特定のサイトから定期的に情報を収集する場合、RSSリーダーを使うと効率良く情報が収集できます。いちいち情報が更新されたかどうかを見に行くことなく、メールソフトにメールが届くような感じで、登録したサイトの新しい情報が届きます。

RSSリーダーには様々なものがありますが、GoogleのWebサービスである Google Reader が便利です。

また、登録したサイトによっては、本文の抜粋しか表示されなかったり、件名とリンクしか表示されなかったりするのですが、まるごとRSSというWebサービスを使うと、これらのサイトの情報を全文収集できるようになり、大変便利です。

Skype

これももはや説明する必要はないと思いますが、チャットや通話ができるコミュニケーションツールです。Skypeのユーザー同士なら、世界中どこでも無料で通話ができます。

最大10人での電話会議が可能で、Windows Live Messenger などの競合サービスと比べて、ビジネス用途で優れています。

また、月額695円で日本国内の固定電話への通話が実質無料（1日6時間、1ヶ月10,000分まで）になり、かなりの経費節減が行えます。

SugarSync

以前、「SugarSyncとiPhoneの組みあわせが素晴らしいという」記事で紹介したオンラインストレージサービスです。複数PCのデータとオンラインストレージのデータを同期させることができ、またそのデータを iPhone 等の携帯端末から閲覧することができます。

詳しくは、以前書いた記事があるので、そちらをご覧ください。

Evernote

テキストはもちろん、画像や音声、リンク、表示している画面の部分キャプチャなど、様々な情報を一元管理できるオンラインノートサービスです。

これも SugarSync と同様に、複数のPCや iPhone 等の携帯端末と Evernote のサーバ（オンラインストレージ）でデータを同期させることができます。

SugarSync等と併用する場合、最初に使い分けで悩みますが、その情報を共有するかなど、いくつかの観点から自分のルールを作っていくとよいと思います。

ScanSnap + 断裁機

以前、「ペーパレス化は目的を明確に」という記事で紹介したドキュメントスキャナと断裁機です。

通常ドキュメントスキャナでスキャンするのはビジネス書類くらいのものですが、断裁機を使えば、ビジネス本や雑誌などの書籍も、帯を断裁して1枚ごとにバラし、ドキュメントスキャナでスキャンすることができます。

数百冊あるいはそれ以上の書籍を、いつでもどこでも読めるようになると、書籍との付き合い方も変わります。

小説のように、一定の期間で1冊を楽しむものはその必要性はないかもしれませんが、ビジネス本や雑誌の特集記事のように、必要な時に情報を参照したいものについては、大変便利だと実感できます。

Picasa

Googleのウェブアルバムサービスです。最近使いはじめたばかりで、まだ無料サービスの範囲（1GB）で使っています。

同様のサービスで Flickr というものがあり、最終的にどちらを使うかで悩んでいるところです。

Flickr が年間24.95ドルで容量無制限なのに対して、Picasa は 20GBで年間5ドル、80GBで年間20ドル、1TBで年間256ドル、16TBで年間4096ドルという価格の点と、Flickr がRAWデータ非対応なのに対して、PicasaはRAWデータ対応という点が検討する上でのポイントになっています。どちらを選ぶか悩ましいところです。

USBメモリ + USBブートのLinux

PCを持ってこなかったけど、外出先でPCが必要になった。そういう時にネットカフェを使うことがあると思うのですが、ネットカフェのPCには、キーロガーなど情報流出の原因となるスパイウェアが仕込まれている可能性があります。

リスクを回避しつつも緊急時にネットカフェ等のPCが使えるよう、USBメモリにUSBブートのOSを入れておくとよいでしょう。

インターフェースの完成度が高い

まず、インターフェースの完成度の高さに驚きました。インターフェースは、旧モデルから変更されていないため、今回も「まあ、そこそこスゴイ」くらいに思っていていましたが、新モデルでのハードウェア性能の向上による大幅なスピードアップで、まったく別物と思えるような操作感になっています。これまでは、ハードウェア性能がネックになり、操作スピードが遅かったため気づきませんでしたが、iPhoneのインターフェースの完成度はかなりのものでした。

標準スケジューラが使いやすい

Windows Mobileでは、まったく実用性がないといっても過言ではない標準のスケジューラに代わり、さいすけを使っていました。Windows Mobileのスケジューラが使い物にならない一番の原因は、月表示で予定の件名が表示されないことで、同じ仕様のiPhoneの標準スケジューラも実用性は低いと思い、こちらもさいすけを導入するつもりでしたが、実際にiPhoneの標準スケジューラを使ってみると、そのような仕様でも実用性は損なわれておらず、非常に使いやすかったため驚きました。

ブラウザが使いやすい

iPhoneのブラウザは、Macと同じくSafariが採用されています。ページのレイアウトが崩れることもなく、Windows MobileのIEやOperaとは比にならない使いやすさです。

Google Apps とのオンライン同期

メール、カレンダー、連絡先は、Google、Google Apps、Exchange Serverのデータとオンラインで同期ができます。オンラインでの同期は、もちろんWindows Mobileでも出来るのですが、ウィルコムの回線速度が遅いため、これまでは使っていませんでした。USBやBluetoothによるPCとの同期のように、外出前に同期するのを忘れて（面倒でサボって）端末の情報が最新ではないということがないため、大変便利です。

ソフトウェアキーボードが使いやすい

ソフトウェアキーボードの場合、タッチミスによる誤入力が大きな課題となっています。これまでのPDAやスマートフォンでは、画面上のボタンをタッチしたときに文字が入力されるというのが当たり前でしたが、iPhoneでは、画面上のボタンをタッチしている間はどの文字がタッチされているかが表示され、ボタンを離した時点で文字が入力されます。

そのため、「A」を押すつもりだったが、隣の「S」を押してしまったという場合、iPhone以外では、誤って「S」を押してしまう、「S」を削除、再び「A」を入力、場合によってはまた間違えてやり直しという操作になります。パソコンのキーボードと違い、タッチミスはかなり起きやすいため、すごく面倒です。

これが、iPhoneでは、誤って「S」が押されていることを画面で確認しつつ、画面を押したまま指を「A」に移動し、「A」が押されていることを確認しながら指を離すという簡単な操作で済みます。これは初めてみたとき感動しました。ソフトウェアキーボードを実装するすべての製品に採用してほしいと思います。

まだ一日使っただけですが（一日中とも言えますが）、全体的に想定を超える完成度に満足しています。iPhone 3Gを使っている方には、悪魔のささやきにみたいになりますが、やはり多くのサイトで言われているように、ハードウェア性能の向上によるスピードアップが顕著で、自分なら旧モデルの分割払い金が残ってても買い替えるだけの差があると思いました。

当初は、Gmailに直接アクセスすることなく、OutlookからIMAPでメールを管理していたり、スケジュールもOutlookがマスターで、それをGoogle SyncでGoogleカレンダーに上書きしていたりと、なかなかOutlook離れが進まなかったのですが、最近になって、ようやくメールもスケジュールも常にブラウザから管理するという文化に馴染んできました。

しかし、未だに連絡先だけが活用できません。

• 氏名のふりがなのフィールドがない
• 氏名のフィールドが、姓と名でわかれていない
• 役職はフィールドがあるものの、部署のフィールドはない
• 住所が、郵便番号、都道府県、市区町村、番地とわかれていない

と、仕事で活用するにはなかなか難しい仕様で困っています。