以前、「ここ一年のワークスタイルの進歩」という記事で、情報管理を含めた自分のワークスタイルを紹介しましたが、それから1年ほど経ちましたので、改めて現在の情報管理方法を簡単に紹介します。
現在は、上の画像のとおり、項目ごとに適したクラウドサービスで情報管理を行っています。
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Evernoteなどクラウドサービスを使った情報管理
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Evernoteを1年使ってたどり着いた活用法
テキストはもちろん、画像、音声、Webサイトのキャプチャと様々な情報を蓄積できるEvernoteは、使い方次第で無限の活用方法があるのだと思います。
自分は、昨年の1月24日にEvernoteを使い始めて、今では生活でも仕事でも欠かせないツールになっています。まだ活用していない機能もありますが、現時点で行っている活用法を紹介したいと思います。
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Evernoteを読書に活用する
以前、「ペーパレス化は目的を明確に」という記事で紹介した「本を断裁機でバラしてScanSnapでPDF化」というスタイルを取り入れてから、本は原則としてPCやiPhone（今後はiPadも活用したい）で読むようになりました。
そして、このスタイルで何冊か読んでいるうちに気付いたのですが、このスタイルによるメリットは、単にいつでもどこでも好きな本が読めるだけではないようです。
意識してはじめたわけではないですが、PDF化した書籍をPCで読んでいたときに気になる点があったので、PDFを画面左に寄せて、画面右にEvernoteを起動して、それをEvernoteに書き出しました。
これだけなら、PCを使わずともノートとペンがあればできますが、PCなら、すぐに関連情報をウェブで検索することができ、さらにEvernoteを使えば、そのウェブ上の情報を一緒にまとめることができます。
そして、自然と、画面左で書籍を読みながら、画面右のEvernoteに情報を書き出すとともに、ウェブ上の膨大な知識と知恵を活用しながらリアルタイムに情報を整理するという新しいスタイルにたどり着きました。
本の情報だけではその本を超える知恵を身につけることはできません。しかし、ウェブを活用すれば、その本を十分に理解できるだけでなく、その本が取り扱うテーマについて、その本を超える知恵を身につけることができるのです。
最近速読が注目されていますが、読んだ本の冊数が多くて得することはあまりありません。読んだ本の冊数が多ければ、人より多くの知識を得られるかもしれませんが、何でもウェブで検索できる時代にムダに知識を詰め込んでも仕方がないのです。それよりも、本を読む中で考える機会を増やし、ロジックを鍛えることの方がよほど重要です。
また、ロジックの鍛え方について、以前「本を選ぶ」という記事に書いたので、そちらも是非参考にしてください。
ここ一年のワークスタイルの進歩
ここ一年で、ITベースのワークスタイルは随分と進歩しました。
その要因の一つは間違いなく iPhone でしょう。ハードウェア性能が向上した iPhone 3GS の登場と、iPhoneアプリの充実により、Webサービスがスムーズに扱えるようになったことが大きいと思います。
対抗する Android や Windows Mobile も、今後さらにブラッシュアップされ、携帯端末の重要性はますます高くなることでしょう。
もう一つの要因は、ここ一年で秀逸なWebサービスが登場したあるいはそのレベルまで進歩したことだと思います。特に、Twitter、Evernote、Dropbox、SugarSync あたりは、多くの人のライフスタイル、ワークスタイルに影響を与えました。
それらが今後どう変化していくのかが、気になるところであり、楽しみでもあります。
ちなみに、私が最近仕事で使っている主なツールは以下のとおりです。ただし、Microsoft Officeなどのあまりに一般的すぎるものは記載していません。
- Google Chrome
- Google Apps（Gmail, Google Calendar, Google Tasks, Google Documents）
- Google Reader + まるごとRSS
- Skype
- SugarSync
- Evernote
- ScanSnap + 断裁機
- Picasa
- iPhone
- USBメモリ + USBブートのLinux
まず、Internet Explorerと比べて圧倒的に表示が速く安定しており、ウェブブラウザとして優れています。
また、拡張機能といって、メールが届いたことやRSSリーダーが新しい情報を収集したことを伝えてくれたり、Google Calendar や Google Tasks をブラウザ上からすばやく簡単に扱えるようにできたりという機能を追加することができ、後述する様々なウェブサービスの使い勝手を格段に高めてくれます。
私は現在、以下の拡張機能を使っています。他にも便利な機能があったら教えて下さい！
- IE Tab Classic
- Google Mail Checker Plus
- Google Reader Notifier
- DayHiker for Google Calendar
- Unofficial Google Tasks
- Evernote Web Clipper
- Chromed Bird
Google Apps（Gmail, Google Calendar, Google Tasks, Google Documents）
これはもはや説明する必要はないと思いますが、メール、アドレス帳、予定表、タスク、ドキュメントをオンラインベースで管理できるGoogleのWebサービスです。
導入する時にはデータ損失のリスクを懸念したのですが、データは暗号化された状態でGoogleの複数のデータセンターでバックアップされているようなので、個人や中小企業が気にするレベルではなさそうです。
ただ、Google Documents については、後述するSugarSyncとEvernoteがあるので、ほとんど使っていません。
特定のサイトから定期的に情報を収集する場合、RSSリーダーを使うと効率良く情報が収集できます。いちいち情報が更新されたかどうかを見に行くことなく、メールソフトにメールが届くような感じで、登録したサイトの新しい情報が届きます。
RSSリーダーには様々なものがありますが、GoogleのWebサービスである Google Reader が便利です。
また、登録したサイトによっては、本文の抜粋しか表示されなかったり、件名とリンクしか表示されなかったりするのですが、まるごとRSSというWebサービスを使うと、これらのサイトの情報を全文収集できるようになり、大変便利です。
これももはや説明する必要はないと思いますが、チャットや通話ができるコミュニケーションツールです。Skypeのユーザー同士なら、世界中どこでも無料で通話ができます。
最大10人での電話会議が可能で、Windows Live Messenger などの競合サービスと比べて、ビジネス用途で優れています。
また、月額695円で日本国内の固定電話への通話が実質無料（1日6時間、1ヶ月10,000分まで）になり、かなりの経費節減が行えます。
以前、「SugarSyncとiPhoneの組みあわせが素晴らしいという」記事で紹介したオンラインストレージサービスです。複数PCのデータとオンラインストレージのデータを同期させることができ、またそのデータを iPhone 等の携帯端末から閲覧することができます。
詳しくは、以前書いた記事があるので、そちらをご覧ください。
テキストはもちろん、画像や音声、リンク、表示している画面の部分キャプチャなど、様々な情報を一元管理できるオンラインノートサービスです。
これも SugarSync と同様に、複数のPCや iPhone 等の携帯端末と Evernote のサーバ（オンラインストレージ）でデータを同期させることができます。
SugarSync等と併用する場合、最初に使い分けで悩みますが、その情報を共有するかなど、いくつかの観点から自分のルールを作っていくとよいと思います。
ScanSnap + 断裁機
以前、「ペーパレス化は目的を明確に」という記事で紹介したドキュメントスキャナと断裁機です。
通常ドキュメントスキャナでスキャンするのはビジネス書類くらいのものですが、断裁機を使えば、ビジネス本や雑誌などの書籍も、帯を断裁して1枚ごとにバラし、ドキュメントスキャナでスキャンすることができます。
数百冊あるいはそれ以上の書籍を、いつでもどこでも読めるようになると、書籍との付き合い方も変わります。
小説のように、一定の期間で1冊を楽しむものはその必要性はないかもしれませんが、ビジネス本や雑誌の特集記事のように、必要な時に情報を参照したいものについては、大変便利だと実感できます。
FUJITSU ScanSnap S1500 FI-S1500
プラス 断裁機 裁断幅A4 PK-513L 26-106
Googleのウェブアルバムサービスです。最近使いはじめたばかりで、まだ無料サービスの範囲（1GB）で使っています。
同様のサービスで Flickr というものがあり、最終的にどちらを使うかで悩んでいるところです。
Flickr が年間24.95ドルで容量無制限なのに対して、Picasa は 20GBで年間5ドル、80GBで年間20ドル、1TBで年間256ドル、16TBで年間4096ドルという価格の点と、Flickr がRAWデータ非対応なのに対して、PicasaはRAWデータ対応という点が検討する上でのポイントになっています。どちらを選ぶか悩ましいところです。
USBメモリ + USBブートのLinux
PCを持ってこなかったけど、外出先でPCが必要になった。そういう時にネットカフェを使うことがあると思うのですが、ネットカフェのPCには、キーロガーなど情報流出の原因となるスパイウェアが仕込まれている可能性があります。
リスクを回避しつつも緊急時にネットカフェ等のPCが使えるよう、USBメモリにUSBブートのOSを入れておくとよいでしょう。
断裁機 PK-513L 使用上の注意
ScanSnap と併せて、断裁機 PK-513L を活用されている方も多いと思います。
私もその一人なのですが、つい先日、その断裁機の刃をダメにしてしまいました。
雑誌の断裁で、ホッチキスの範囲を回避するよう断裁位置を調整したのですが、結局ホッチキスごと断裁してしまい、刃を確認したら大きく刃こぼれしていました。
すぐにAmazonで替え刃を購入することにしたのですが、価格が16,400円。刃だけで本体（刃込み）の価格の約半分だったので一瞬躊躇しましたが、自分で砥げる状態ではなかったので、その価格で購入しました。
ネットで調べてみると、他にも同様の事例が結構あるので、これが通過儀礼というやつかと思いました…
これから購入される方、まだ刃こぼれした経験がない方は、事前に替え刃の価格を知って丁寧に扱った方がいいかもしれません。多少面倒でも、ホッチキスは事前に取り除いた方がよさそうです。
プラス PK-513用専用替刃 PK-513H