以前、「ここ一年のワークスタイルの進歩」という記事で、情報管理を含めた自分のワークスタイルを紹介しましたが、それから1年ほど経ちましたので、改めて現在の情報管理方法を簡単に紹介します。

現在は、上の画像のとおり、項目ごとに適したクラウドサービスで情報管理を行っています。

SugarSync

5GBまで無料で使えるオンラインストレージ。複数PCのデータとオンラインストレージのデータを同期させることができ、またそのデータを iPhone 等の携帯端末から閲覧することができます。

Dropbox等の競合サービスよりも容量あたりの料金が安いのと、マイドキュメントやピクチャなど好きなフォルダを個々に同期設定できるのでかなり便利です。

下記リンクからの登録で、無料版なら500MB、有料版なら9.5GBのボーナス容量が追加されます。
https://www.sugarsync.com/referral?rf=ffbfk8w9tofsq

外出先で、PCのデータを閲覧

パソコンやiPhone,iPadなどで、SugarSyncと同期させたPCのデータを外出先で閲覧することが可能です。

iPhone,iPadの場合は、公式アプリだけでもデータ閲覧が可能ですが、iPhone,iPad用の高機能ファイルビューア「Good Reader」を使うとかなり便利になります。以前は公式アプリでデータを持ってきて Good Reader で開くという二度手間がありましたが、現在は SugarSync への接続に対応したことで、直接データを閲覧できるようになりました！

外出先で、PCのデータを印刷

セブンイレブンで提供されている富士ゼロックスのネットプリントを使うことで、SugarSyncと同期させたPCのデータを全国どこでもセブンイレブンで印刷することができます。

iPhone,iPadの場合は、Good Readerとネットプリント公式アプリの「netprint」を併用することで、データの印刷ができます。

Evernote

テキストはもちろん、画像や音声、リンク、表示している画面の部分キャプチャなど、様々な情報を一元管理できるオンラインノートサービスです。

複数PCのデータとEvernoteのサーバでデータを同期させることができ、またそのデータを iPhone,iPad 等の携帯端末から閲覧することができます。

Evernoteを1年使ってたどり着いた活用法

ScanSnap + 断裁機

書類や本をデータ化するためにドキュメントスキャナ「ScanSnap S1500」と断裁機「PK-513L」を活用しています。

通常ドキュメントスキャナでスキャンするのはビジネス書類くらいのものですが、断裁機を使えば、ビジネス本や雑誌などの書籍も、帯を断裁して1枚ごとにバラし、ドキュメントスキャナでデータ化することができます。

ScanSnapでデータ化した書類や本などは、記事トップの画像のとおり、種別ごとにiTunesやEvernote、SugarSyncで管理しています。

また、様々なドキュメントスキャナが販売されていますが、ScanSnapはその中でも突出して便利です。類似品を買うと絶望するので注意。ScanSnap薦めたのに他機種買って絶望した知人が多数。

Flickr

米Yahoo!のフォトストレージサービスです。年額約2,500円で容量無制限なので、一眼レフで撮ったファイルサイズの大きい写真も載せ放題です！（RAWは未対応）

写真をSugarSyncなどのオンラインストレージではなくFlickrで管理しているのは、二つの理由があります。

写真のための様々な機能が便利

写真を管理する専用のサービスであるため、複数の写真をアルバムとしてまとめたり、アクセス権限を設定して公開することができて、とても便利です。Flickrの写真をブログに表示することもできます。

ブログの写真をFlickrで管理すれば、Webサーバのディスク容量と通信量が減らせるよ！

オンラインストレージのコストを下げる

Flickrは、年額約2,500円で容量無制限なので、一眼レフで撮ったファイルサイズの大きい写真も載せ放題です！（RAWは未対応）

SugarSyncなどのオンラインストレージで写真を管理すると、ディスク容量が大きく月額も高いプランが必要になりますが、写真をFlickrでの管理にしておけば、オンラインストレージのコストを下げることができます。

徹底的に活用して、自分の自由な時間をつくる

Evernote、SugarSync、Flickrは有料版を使っています（Google Appsを使ってるので、正確にはGoogleのサービスも）。EvernoteとSugarSync（30GBプラン）がそれぞれ月額約500円で、Flickrが年額約2,500円です。すべて無料版でも困ることはないかもしれませんが、やはり有料版の方がかなり高いレベルで活用できます。

以前Twitterで「有料のWebサービスや、iPhoneやiPadの有料アプリの利用を躊躇する人は、生産性を飛躍的に向上させる最も重要な壁を越えてない。」と発言しましたが、本当にその通りなので、有料版での活用をオススメします。

仕事で使わないから効率は関係ないって思う方もいると思いますが、仕事だけでなくプライベートでも、作業効率が上がれば自分の自由な時間がつくれるようになりますよ！

自分は、昨年の1月24日にEvernoteを使い始めて、今では生活でも仕事でも欠かせないツールになっています。まだ活用していない機能もありますが、現時点で行っている活用法を紹介したいと思います。

Evernoteで何をしているか

メモ

Evernoteの最も基本的な使い方だと思います。一般的すぎるので使い方は省略します。

Webクリップ

Webページの保存です。これもEvernoteの基本的な使い方だと思います。ブラウザのブックマークやソーシャルブックマークすら使用頻度が激減しました。WebクリップでEvernoteに保存しておいた方が何かと便利なことが多いです。

名刺管理

頻繁に連絡することが確定してない限り、とりあえず頂いた名刺は後述するScanSnapを通して、画像としてEvernoteに放り込みます。

登録したデータがサーバと同期された時に、サーバ側で自動的にOCR処理をかけてくれるので、画像として放り込んだだけの名刺でも、相手の氏名や会社名で検索することができます。名刺のデザインとかフォントによって正しく読めない場合もあるので、気になる場合は何らかのキーワードを追記してもいいかと思います。

手書きメモのキャプチャ

打ち合わせの際に、A4用紙などに図表を手書きすることがあります。そういった時は、打ち合わせ直後にiPhoneのDocScannerというアプリで、その場でスキャン・整形して、Evernoteに放り込みます。

DocScannerについては以前書いた記事があるのでご参考ください。
iPhoneのカメラをスキャナーとして使えるDocScanner

議事録作成

打ち合わせの議事録を作成します。管理には _Draft と _Minutes というタグを活用しています。

まずは打ち合わせに持参するアジェンダを作成して、_Draft と _Minutes のタグを付けます。打ち合わせが終わったら、そこで決まったことをここに追加して _Draft のタグを外します。

つまり、_Draft + _Minutes がアジェンダ、_Minutesのみが議事録という扱いになってます。

Evernoteを活用するためのハードウェア

ScanSnap

高機能ドキュメントスキャナ。持ってるかどうかでEvernoteを活用できるレベルが全然変わる。仕事で活用するなら必須。類似品を買うと絶望するので注意。ScanSnap薦めたのに他機種買って絶望した知人が多数。ScanSnap S1500がオススメ。

パソコン
ScanSnapと連携して、名刺や書類など様々なデータを登録。

iPhone
外出先での情報閲覧に使う。登録することはほとんどない。

iPad
主に議事録作成や勉強会とかでのメモに使う。iPadはほぼそのために買った。超便利。

ノートブックとタグの活用

ノートブック

基本的に共有ベースで作成。ノートブックを広げすぎるより、検索を活用した方が効率が高い。詳しくは以下の記事をご覧ください。
Evernoteのノートブックとタグの活用

Contacts: 名刺や連絡先を登録
Corporate: 会社全体で共有する情報
Group（スタック）: 参加している各グループのノートブックを管理
Private: 他に公開しない個人的な情報

タグ

以下の特別なタグは先頭にアンダースコア（_）を追加。その他のタグは、アンダースコアなしで登録する。

_Draft: 書類やブログなどの草稿。
_Minutes: 議事録。また、アジェンダを編集してそのまま議事録にするので、アジェンダの段階では _Minutes + _Draft を設定。
_Think: 解決されてなく、考える必要のある課題。時間がある時に確認する。Issueにしようかと思ったけどThinkって言葉の方が好き。

活用のポイント

複雑な分類をせず、検索する

ノートブックやタグをすごく細かく設定してる人が多いけど、あまり情報管理の効率は変わらない。むしろ、カテゴリ構成やカテゴリ付けなど分類に悩む時間とか考えたら非効率なので、複雑な分類をせず、検索した方がいい。

以前、メールの管理にOutlookを使っててメールを細かく分類してた時期があったけど、Gmailに替えてから、高速に検索できるなら分類は最小化した方が効率がいいと知った。

録音機能など、まだ他のサービスやアプリとの住み分けが決まっていなくて使っていない機能もあります。こんな活用方法があるよ！というのがあれば、ぜひ教えてください！

そして、このスタイルで何冊か読んでいるうちに気付いたのですが、このスタイルによるメリットは、単にいつでもどこでも好きな本が読めるだけではないようです。

意識してはじめたわけではないですが、PDF化した書籍をPCで読んでいたときに気になる点があったので、PDFを画面左に寄せて、画面右にEvernoteを起動して、それをEvernoteに書き出しました。

これだけなら、PCを使わずともノートとペンがあればできますが、PCなら、すぐに関連情報をウェブで検索することができ、さらにEvernoteを使えば、そのウェブ上の情報を一緒にまとめることができます。

そして、自然と、画面左で書籍を読みながら、画面右のEvernoteに情報を書き出すとともに、ウェブ上の膨大な知識と知恵を活用しながらリアルタイムに情報を整理するという新しいスタイルにたどり着きました。

本の情報だけではその本を超える知恵を身につけることはできません。しかし、ウェブを活用すれば、その本を十分に理解できるだけでなく、その本が取り扱うテーマについて、その本を超える知恵を身につけることができるのです。

最近速読が注目されていますが、読んだ本の冊数が多くて得することはあまりありません。読んだ本の冊数が多ければ、人より多くの知識を得られるかもしれませんが、何でもウェブで検索できる時代にムダに知識を詰め込んでも仕方がないのです。それよりも、本を読む中で考える機会を増やし、ロジックを鍛えることの方がよほど重要です。

また、ロジックの鍛え方について、以前「本を選ぶ」という記事に書いたので、そちらも是非参考にしてください。

その要因の一つは間違いなく iPhone でしょう。ハードウェア性能が向上した iPhone 3GS の登場と、iPhoneアプリの充実により、Webサービスがスムーズに扱えるようになったことが大きいと思います。

対抗する Android や Windows Mobile も、今後さらにブラッシュアップされ、携帯端末の重要性はますます高くなることでしょう。

もう一つの要因は、ここ一年で秀逸なWebサービスが登場したあるいはそのレベルまで進歩したことだと思います。特に、Twitter、Evernote、Dropbox、SugarSync あたりは、多くの人のライフスタイル、ワークスタイルに影響を与えました。

それらが今後どう変化していくのかが、気になるところであり、楽しみでもあります。

ちなみに、私が最近仕事で使っている主なツールは以下のとおりです。ただし、Microsoft Officeなどのあまりに一般的すぎるものは記載していません。

• Google Chrome
• Google Apps（Gmail, Google Calendar, Google Tasks, Google Documents）
• Google Reader + まるごとRSS
• Skype
• SugarSync
• Evernote
• ScanSnap + 断裁機
• Picasa
• iPhone
• USBメモリ + USBブートのLinux

Google Chrome

まず、Internet Explorerと比べて圧倒的に表示が速く安定しており、ウェブブラウザとして優れています。

また、拡張機能といって、メールが届いたことやRSSリーダーが新しい情報を収集したことを伝えてくれたり、Google Calendar や Google Tasks をブラウザ上からすばやく簡単に扱えるようにできたりという機能を追加することができ、後述する様々なウェブサービスの使い勝手を格段に高めてくれます。

私は現在、以下の拡張機能を使っています。他にも便利な機能があったら教えて下さい！

• IE Tab Classic
• Google Mail Checker Plus
• Google Reader Notifier
• DayHiker for Google Calendar
• Unofficial Google Tasks
• Evernote Web Clipper
• Chromed Bird

Google Apps（Gmail, Google Calendar, Google Tasks, Google Documents）

これはもはや説明する必要はないと思いますが、メール、アドレス帳、予定表、タスク、ドキュメントをオンラインベースで管理できるGoogleのWebサービスです。

導入する時にはデータ損失のリスクを懸念したのですが、データは暗号化された状態でGoogleの複数のデータセンターでバックアップされているようなので、個人や中小企業が気にするレベルではなさそうです。

ただ、Google Documents については、後述するSugarSyncとEvernoteがあるので、ほとんど使っていません。

Google Reader + まるごとRSS

特定のサイトから定期的に情報を収集する場合、RSSリーダーを使うと効率良く情報が収集できます。いちいち情報が更新されたかどうかを見に行くことなく、メールソフトにメールが届くような感じで、登録したサイトの新しい情報が届きます。

RSSリーダーには様々なものがありますが、GoogleのWebサービスである Google Reader が便利です。

また、登録したサイトによっては、本文の抜粋しか表示されなかったり、件名とリンクしか表示されなかったりするのですが、まるごとRSSというWebサービスを使うと、これらのサイトの情報を全文収集できるようになり、大変便利です。

Skype

これももはや説明する必要はないと思いますが、チャットや通話ができるコミュニケーションツールです。Skypeのユーザー同士なら、世界中どこでも無料で通話ができます。

最大10人での電話会議が可能で、Windows Live Messenger などの競合サービスと比べて、ビジネス用途で優れています。

また、月額695円で日本国内の固定電話への通話が実質無料（1日6時間、1ヶ月10,000分まで）になり、かなりの経費節減が行えます。

SugarSync

以前、「SugarSyncとiPhoneの組みあわせが素晴らしいという」記事で紹介したオンラインストレージサービスです。複数PCのデータとオンラインストレージのデータを同期させることができ、またそのデータを iPhone 等の携帯端末から閲覧することができます。

詳しくは、以前書いた記事があるので、そちらをご覧ください。

Evernote

テキストはもちろん、画像や音声、リンク、表示している画面の部分キャプチャなど、様々な情報を一元管理できるオンラインノートサービスです。

これも SugarSync と同様に、複数のPCや iPhone 等の携帯端末と Evernote のサーバ（オンラインストレージ）でデータを同期させることができます。

SugarSync等と併用する場合、最初に使い分けで悩みますが、その情報を共有するかなど、いくつかの観点から自分のルールを作っていくとよいと思います。

ScanSnap + 断裁機

以前、「ペーパレス化は目的を明確に」という記事で紹介したドキュメントスキャナと断裁機です。

通常ドキュメントスキャナでスキャンするのはビジネス書類くらいのものですが、断裁機を使えば、ビジネス本や雑誌などの書籍も、帯を断裁して1枚ごとにバラし、ドキュメントスキャナでスキャンすることができます。

数百冊あるいはそれ以上の書籍を、いつでもどこでも読めるようになると、書籍との付き合い方も変わります。

小説のように、一定の期間で1冊を楽しむものはその必要性はないかもしれませんが、ビジネス本や雑誌の特集記事のように、必要な時に情報を参照したいものについては、大変便利だと実感できます。

Picasa

Googleのウェブアルバムサービスです。最近使いはじめたばかりで、まだ無料サービスの範囲（1GB）で使っています。

同様のサービスで Flickr というものがあり、最終的にどちらを使うかで悩んでいるところです。

Flickr が年間24.95ドルで容量無制限なのに対して、Picasa は 20GBで年間5ドル、80GBで年間20ドル、1TBで年間256ドル、16TBで年間4096ドルという価格の点と、Flickr がRAWデータ非対応なのに対して、PicasaはRAWデータ対応という点が検討する上でのポイントになっています。どちらを選ぶか悩ましいところです。

USBメモリ + USBブートのLinux

PCを持ってこなかったけど、外出先でPCが必要になった。そういう時にネットカフェを使うことがあると思うのですが、ネットカフェのPCには、キーロガーなど情報流出の原因となるスパイウェアが仕込まれている可能性があります。

リスクを回避しつつも緊急時にネットカフェ等のPCが使えるよう、USBメモリにUSBブートのOSを入れておくとよいでしょう。

私もその一人なのですが、つい先日、その断裁機の刃をダメにしてしまいました。

雑誌の断裁で、ホッチキスの範囲を回避するよう断裁位置を調整したのですが、結局ホッチキスごと断裁してしまい、刃を確認したら大きく刃こぼれしていました。

すぐにAmazonで替え刃を購入することにしたのですが、価格が16,400円。刃だけで本体（刃込み）の価格の約半分だったので一瞬躊躇しましたが、自分で砥げる状態ではなかったので、その価格で購入しました。

ネットで調べてみると、他にも同様の事例が結構あるので、これが通過儀礼というやつかと思いました…

これから購入される方、まだ刃こぼれした経験がない方は、事前に替え刃の価格を知って丁寧に扱った方がいいかもしれません。多少面倒でも、ホッチキスは事前に取り除いた方がよさそうです。

ペーパレス化は、目的と目標が曖昧なまま進められてしまうことが多いようです。ペーパレス化によるメリットは大きく三つ、一点目は印刷コストと保有コストの削減、二点目は作業効率の向上、三点目は情報へのアクセス性の向上です。このうちどの点をもしくはすべてを抑えるのか、どのレベルまでの成果を求めるのかで、ペーパレス化の方法が変わります。

享受できる利益とペーパレス化に必要となるシステムの導入や教育研修等のコストを勘案して、データとして作成した文書をデータのまま活用するのはもちろん、紙の文書をデータ化するところまでやるのか、またそのデータに文字データを含ませるのか、社外から携帯端末でデータへアクセスさせる等、ペーパレス化の方法とそのレベルを決めなければなりません。

文書をデータとして活用できる環境

ペーパレス化の目的を達成するためには、文書をデータとして活用できる環境を整えることが必要です。まず、前回の「ペーパレス化はなぜ失敗するのか」で紹介したデュアルディスプレイ化などによるPC上での作業領域の確保が最低限必要となり、その次に目的に応じて以下のような取り組みが必要となります。

文書作成の効率化

各種文書のテンプレート（雛型）とサンプル（作成例）を社内ネットワーク上で公開することで、文書作成の効率化が実現できます。

文書データの検索

Windows Vista 以降の Windows、Mac OS X 10.4 以降の Mac OS は、従来のファイル名のみの検索ではなく、文書データの内容も対象とした実用性の高いファイル検索機能を有しており、これらのOSを利用すれば、文書データの検索効率は格段に高くなります。

社外からのアクセス

ノートPCや携帯電話等により、一定のセキュリティ性が確保される方法で社内の文書データへアクセスできれば、取引先との打ち合わせや営業においてその文書を活用することで、より高い成果を期待できます。また、取引先との打ち合わせに遅刻しないよう、30分前に近所の喫茶店等で待機することもあると思いますが、そういった時間や移動時間に社内のデータにアクセスできれば、その時間をムダなく活用することができます。

紙の文書をデータ化する

データ化された文書を活用する環境が整えば、紙の文書のデータ化も検討事項になるでしょう。しかし、紙文書のデータ化はその効率が良くなければ進まないにも関わらず、効率よくデータ化できる環境が整っていることは少ないのです。例えば、弊社では複合機を使って文書をデータ化していましたが、スキャンに時間がかかるため、あまり活用する機会のない書類は紙のまま保管していました。

しばらくその方法が続いたものの、社外でデータを活用することの重要性が高まったことと、iPhoneやオンラインストレージ等、社外でデータを活用できる手段が充実したことにより、紙文書は原則としてすべてデータ化することにしました。

とは言え、これまでの複合機ではスキャンに時間がかかりすぎるので、それを解決するために、専用のドキュメントスキャナ 富士通 ScanSnap S1500 と、また製本された書類を裁断してスキャンできるよう、断裁機 プラス PK-513L 26-106 を併せて導入しました。

ScanSnap のスキャン速度はかなり速いです。印字率の高い書類でもカラー書類でも、A4 1枚 両面を約2.5秒でスキャンします。両面同時にスキャンできるところはさすが専用のドキュメントスキャナだと感心します。これだけ高速に書類をスキャンできると、作業が煩わしくて紙文書のデータ化が進まないということもありません。

断裁機は、他に安いものもありますが、180枚もの紙をまとめて裁断できる、垂直に裁断するため切り口がキレイ、光で裁断位置を確認できると、他の機種と比べてかなり便利であるためこの機種にしました。何より、ScanSnapと併用している人が多いことも選択する決め手になりました。

これにより、製本された書類はもちろん、書籍もすべてデータ化することができます。100冊以上の書籍をデータとして持ち運び、好きな時間に好きな場所で読めるというのは大変便利で、楽しみも広がります。